SHARE
Kenali Jenis Backlog dan Cara Efektif Mengelolanya
Sovia
Backlog sering dianggap sebagai hambatan dalam bisnis. Namun, jika dikelola dengan benar, backlog justru bisa menjadi alat strategis untuk menjaga alur kerja tetap efisien dan terorganisir.
Mulai dari pengembangan produk, layanan, hingga operasional harian, backlog membantu tim memetakan tugas prioritas dan menghindari kekacauan kerja.
Artikel ini akan membahas:
- Pengertian backlog
- Jenis-jenis backlog
- Manfaatnya dalam operasional bisnis
- Tips praktis mengelola backlog
- Rekomendasi solusi digital untuk F&B.
Apa itu Backlog?
Backlog adalah istilah yang mengacu pada daftar tugas atau pekerjaan yang masih perlu diselesaikan oleh tim atau individu.
Biasanya, istilah ini sering ditemukan dalam proses pengembangan produk, pengelolaan proyek, hingga pengembangan perangkat lunak.
Dalam konteks manajemen produk, backlog adalah alat penting yang membantu menyusun pekerjaan berdasarkan prioritas.
Penyusunan ini bertujuan agar proses pengerjaan menjadi lebih fokus dan terarah.
Tugas-tugas yang dianggap paling penting akan mendapat perhatian lebih, sehingga efektivitas kerja tim dapat terjaga. Salah satu bentuk dari backlog adalah product backlog.
Product backlog adalah daftar yang berisi semua ide, fitur, perbaikan, atau masukan yang berkaitan dengan pengembangan suatu produk.
Daftar ini bersifat dinamis dan akan terus diperbarui seiring waktu sesuai kebutuhan produk dan masukan dari pengguna.
Melalui product backlog, semua masukan dari berbagai pihak bisa terdokumentasi dengan baik.
Ketika waktunya tiba, tim dan product owner dapat berdiskusi untuk menentukan ide mana yang layak dieksekusi terlebih dahulu.
Selain product backlog, ada juga sprint backlog yang sering digunakan dalam metodologi Agile.
Sprint backlog adalah daftar tugas terpilih dari product backlog yang akan dikerjakan selama satu siklus sprint.
Dengan pendekatan ini, tim bisa lebih fokus menyelesaikan tugas-tugas dalam jangka waktu yang singkat dan terukur.
Secara keseluruhan, backlog adalah elemen penting untuk menjaga alur kerja tetap efisien dan terorganisir.
Dengan manajemen backlog yang baik, tim dapat menghindari kebingungan dan mampu menyelesaikan pekerjaan secara tepat waktu dan sesuai target.
Jenis-Jenis Backlog yang Perlu Diketahui
Sumber: freepik.com
Backlog terbagi dalam beberapa jenis, tergantung pada jenis tugas dan kebutuhan dalam proses kerja.
Memahami jenis-jenisnya akan membantumu menentukan prioritas dengan lebih efisien.
1. Architectural Backlog
Jenis backlog ini berfokus pada struktur sistem. Tujuannya menjaga arsitektur tetap kuat dan dapat berkembang.
Tugas dalam architectural backlog disampaikan secara singkat dan jelas agar mudah ditindaklanjuti oleh tim.
2. Functional Backlog
Functional backlog menjelaskan fitur atau fungsi yang dibutuhkan dalam sistem.
Biasanya disusun dalam bentuk user story dengan tiga elemen utama: siapa yang melakukan (who), apa aksinya (what), dan tujuannya (why).
3. Technical Debt
Technical debt adalah pekerjaan tambahan yang muncul karena kualitas kode yang belum optimal.
Biasanya ditemukan setelah produk diluncurkan dan perlu segera diperbaiki.
Tugas ini disampaikan secara ringkas dengan fokus pada masalah dan perbaikannya.
Catatan Tambahan:
Istilah backlog tidak hanya digunakan dalam pengembangan teknologi.
Dalam dunia perumahan, misalnya, backlog perumahan adalah selisih antara jumlah rumah yang dibutuhkan dan rumah yang tersedia.
Hal ini menggambarkan bahwa backlog juga bisa berarti tantangan besar yang harus diselesaikan dalam sektor lain, seperti kebijakan publik atau pembangunan infrastruktur.
Baca juga: Cara Menghitung Diskon dengan Mudah agar Tetap Cuan
Manfaat Mengelola Backlog secara Tepat
Mengelola backlog dengan cara yang tepat membantu tim bekerja lebih efisien, fokus, dan terorganisir.
Bukan hanya soal mencatat tugas, backlog juga jadi alat penting untuk meningkatkan produktivitas dan kualitas hasil kerja.
Berikut beberapa manfaat yang bisa kamu dapatkan ketika mengelola backlog dengan tepat:
1. Meningkatkan Prioritas dan Fokus
Backlog membantu tim memetakan tugas berdasarkan urgensi dan dampaknya.
Dengan fokus pada pekerjaan paling penting, risiko keterlambatan atau tugas terlewat bisa diminimalisir.
2. Mengelola Sumber Daya dengan Efisien
Backlog memudahkan manajer proyek dalam mengalokasikan tenaga dan waktu ke tugas yang paling mendesak.
Hasilnya, pekerjaan jadi lebih terarah dan tidak ada waktu yang terbuang sia-sia.
3. Menekan Risiko Kesalahan dalam Pengembangan
Dengan daftar backlog yang terstruktur, tim pengembang bisa memantau kebutuhan teknis seperti perbaikan bug dan pembaruan sistem.
Hal ini membantu mengurangi kesalahan dan meningkatkan kualitas produk.
4. Menyusun Estimasi dan Rencana Kerja
Backlog memungkinkan tim menyusun estimasi, menyempurnakan, dan memprioritaskan tugas untuk ke depan.
Hal ini penting agar tim selalu siap menghadapi pekerjaan berikutnya dengan strategi yang jelas.
5. Memperjelas Arah dan Tanggung Jawab
Dengan backlog, setiap anggota tim tahu apa yang harus dilakukan dan kapan waktunya dikerjakan.
Hal ini membantu mencegah kebingungan dan memperkuat kerja sama antar tim.
Tips Mengelola Backlog secara Efektif
Mengelola backlog bukan sekadar menyusun daftar tugas. Ini tentang menjaga alur kerja tetap efisien dan terarah.
Berikut beberapa tips yang bisa kamu terapkan agar pengelolaan backlog jadi lebih efektif dan berdampak.
1. Tetapkan Batas Waktu untuk Setiap Tugas
Menentukan batas waktu membuat tim lebih fokus dan tahu apa yang harus diprioritaskan.
Tentu ini membantu menghindari keterlambatan yang bisa menghambat progres proyek.
2. Libatkan Tim secara Aktif
Backlog bukan tanggung jawab satu orang saja. Diskusikan prioritas dan hambatan bersama tim agar semua tahu arah dan tujuan proyek.
3. Lakukan Pemeliharaan Backlog secara Rutin
Backlog yang terlalu panjang membuat tim sulit membedakan tugas penting dan yang sudah tidak relevan. Di sinilah pentingnya pemeliharaan backlog.
Backlog maintenance adalah proses menyaring, menyusun ulang, dan memperbarui daftar tugas secara berkala agar tetap jelas, relevan, dan terarah.
Praktik ini umum dilakukan dalam metode Agile atau Scrum, dan sangat membantu tim menjaga fokus.
4. Visualisasikan Backlog secara Terbuka
Buat backlog mudah diakses oleh seluruh tim, baik lewat tools digital maupun papan fisik.
Visualisasi ini membantu tim melihat langkah berikutnya dan mendorong diskusi yang bermanfaat.
5. Bersikap Terbuka terhadap Masukan Baru
Meski fokus itu penting, backlog tetap perlu ruang untuk ide segar. Ini mendorong inovasi dan kualitas hasil kerja yang lebih baik.
Studi Kasus: Backlog di Restoran Digital
Konteks Backlog yang Muncul dalam Restoran
Pada industri F&B, backlog sering terjadi karena:
- Tugas dapur belum selesai karena pesanan menumpuk.
- Order pelanggan yang melesat, berdampak pada antrean panjang dan keterlambatan.
- Permintaan stok belum terpenuhi, yang bisa menghentikan layanan jika terjadi kekurangan.
- Pengembangan fitur digital tertunda, seperti update aplikasi dan sistem pesanan.
Jika tidak dikelola digital, kondisi ini bisa menyebabkan antrean lama, operasional tidak sinkron, dan pelanggan kecewa.
Contoh Transformasi Digital: GUTY — Jaringan Restoran di Eropa
Pada awal pandemi COVID-19, GUTY Foods (jaringan restoran cepat saji di Republik Ceko dan negara tetangganya) menghadapi backlog serius dalam proses order dan operasional dapur.
Order masih diambil via telepon dan dicetak manual, tanpa sistem antrian digital (Restroworks, MaintainX, orderingstack.com).
Langkah Transformasi:
- Audit sistem operasi dan integrasi POS dengan platform Order‑management digital (Ordering Stack).
- Implementasi Kitchen Display System (KDS) yang terhubung ke POS dan sistem online yang membuat alur order menjadi otomatis dan kerja dapur ditampilkan real-time di layar (orderingstack.com).
Hasil yang Dicapai:
- Semua order kini diproses lewat sistem terpadu, menghilangkan backlog manual di dapur
- Tampilan status di KDS membantu tim dapur dan front‑of‑house melihat antrean secara langsung dan mengatur urutan kerja sesuai waktu estimasi
- Layanan menjadi lebih cepat, lebih akurat, dan pengalaman pelanggan meningkat (orderingstack.com).
Dampak Infrastruktur Digital terhadap Efisiensi Restoran
Restoran Maki & Ramen (Inggris) bekerja sama dengan platform Deliveroo untuk memperkenalkan analitik operasional, task management, dan sistem pengelolaan stok.
Mereka mulai mencatat metrik seperti waktu tunggu pengiriman, kecepatan kakuliner, dan kinerja rider.
Penggunaannya memberi wawasan berharga untuk memperbaiki proses layanan dan menekan backlog antrian serta isu koordinasi staf (The Times).
Menurut survei Deliveroo, lebih dari 40% restoran mitranya melaporkan peningkatan efisiensi sejak mengadopsi sistem digital manajemen operasional dan data analytics(The Times).
Tantangan Backlog Industri F&B dan Manfaat yang Dicapai
Kenapa Digitalisasi Mengatasi Backlog
- Segala alur menjadi otomatis: Pesanan langsung ter-queue, tidak perlu tulisan manual.
- Visibilitas real‑time: Antrian bisa dilihat oleh semua pihak (dapur, front desk, manajer).
- Analitik dan data membantu prediksi: Dengan alat seperti Deliveroo analytics, restoran dapat mengidentifikasi bottlenecks operasional dan menyesuaikan kapasitas staf atau inventori secara tepat waktu (orderingstack.com).
- Pengelolaan backlog diganti sistematis: Backlog backlog pekerjaan diintegrasikan ke sprint digital atau sistem ERP, sehingga tidak menumpuk manual dan bisa diselesaikan secara bertahap.
Baca juga: Restoran Lebih Tertata? Pahami Pentingnya Last Order dan Cara Mengaturnya
Kesimpulan
Backlog dalam bisnis F&B dapat menurunkan layanan, memperlambat operasional, dan menciptakan ketidakpuasan pelanggan.
Untuk itu memerlukan solusi digital seperti sistem order omnichannel, kitchen display systems (KDS), ERP/inventory otomatis, dan analisa bisnis kuliner agar operasional berjalan lebih efisien.
Sistem ESB bisa menjadi solusi digital yang dapat mengatasi backlog di restoran kulinermu.
Ingin bisnis kulinermu lebih tertata, minim backlog, dan makin produktif?
Yuk, konsultasi dengan tim ESB dan temukan solusi terbaik untuk transformasi digital restoranmu!
SHARE
