Mengenal Sistem Transaksi: Definisi, Jenis, dan Buktinya

Di balik kelancaran sebuah bisnis, terutama di dunia kuliner, ada satu elemen penting yang sering luput diperhatikan, yaitu sistem transaksi. 

Setiap kali pelanggan membayar pesanan, ada proses yang memastikan data keuangan terekam dengan rapi, cepat, dan aman.

Sistem transaksi bukan hanya soal uang masuk dan keluar, tapi juga mencakup cara bisnis mencatat, memproses, hingga mengelola data transaksi untuk pengambilan keputusan yang tepat.

Artikel ini akan mengajak kamu memahami apa itu sistem transaksi, siapa saja pelakunya, jenis-jenisnya, hingga pentingnya bukti transaksi. Yuk, simak pembahasannya!

Apa Itu Sistem Transaksi?

Sebelum membahas lebih jauh soal sistem transaksi, penting untuk memahami dulu arti dari transaksi itu sendiri. 

Secara umum, transaksi merupakan kegiatan yang dilakukan individu maupun organisasi dan menyebabkan perubahan dalam aset atau kondisi keuangan.

Contohnya bisa berupa pembelian barang, pembayaran gaji, penjualan produk, hingga pengeluaran untuk kebutuhan operasional lainnya. 

Semua aktivitas tersebut termasuk dalam sistem pemrosesan transaksi yang menjadi bagian penting dari kegiatan bisnis.

Di dunia usaha, setiap transaksi perlu dicatat secara rapi dan akurat. Pencatatan ini dilakukan dalam proses yang disebut sebagai manajemen atau administrasi transaksi. 

Tujuannya adalah memastikan seluruh perubahan keuangan terekam dengan jelas dan bisa dipertanggungjawabkan.

Lalu, apa sebenarnya sistem transaksi itu? Sistem transaksi adalah metode pencatatan aktivitas keuangan harian yang mendukung jalannya proses bisnis secara menyeluruh. 

Sistem ini termasuk dalam sistem pemrosesan transaksi, yang berfungsi untuk mengatur, mencatat, dan melaporkan setiap alur keuangan perusahaan.

Secara umum, terdapat dua jenis sistem transaksi yang dikenal luas, yaitu transaksi tunai dan non-tunai. 

Di era digital seperti sekarang, sistem transaksi non-tunai semakin mendominasi karena kepraktisan dan keamanannya.

Perkembangan teknologi juga mendorong kemunculan berbagai metode pembayaran modern. 

Kini, masyarakat bisa bertransaksi menggunakan e-wallet seperti GoPay, OVO, DANA, atau layanan global seperti PayPal. 

Tak hanya itu, kehadiran Apple Pay dan Google Pay juga menambah pilihan sistem pembayaran yang mudah diakses langsung dari smartphone.

Pemerintah pun turut berperan aktif dalam mendukung sistem pemrosesan transaksi non-tunai, misalnya melalui QRIS yang menyederhanakan berbagai metode pembayaran digital. 

Selain mempercepat proses transaksi, cara ini juga membantu mengurangi praktik ilegal yang sering terjadi pada transaksi tunai karena sulit dilacak.

Dengan terus berkembangnya teknologi dan meningkatnya kesadaran masyarakat akan efisiensi, sistem pemrosesan transaksi digital diprediksi akan menjadi fondasi utama dalam operasional bisnis di masa depan.

Baca juga: Payment Link: Pengertian, Cara Kerja, dan Contoh Praktisnya untuk Bisnis

Jenis Sistem Transaksi

Sumber: freepik.com

Dalam dunia bisnis, sistem transaksi terbagi menjadi dua jenis, yaitu transaksi internal dan transaksi eksternal. 

Keduanya mencerminkan aktivitas ekonomi yang terjadi, baik di dalam maupun di luar perusahaan.

Yuk, kenali lebih dalam karakteristik masing-masing jenis transaksi berikut ini.

1. Transaksi Internal

Transaksi internal adalah aktivitas ekonomi yang melibatkan divisi-divisi dalam perusahaan tanpa keterlibatan pihak eksternal. 

Meskipun hanya terjadi di internal perusahaan, transaksi ini tetap memengaruhi kondisi ekonomi perusahaan secara keseluruhan.

Beberapa contohnya seperti penyusutan nilai aset, penggunaan perlengkapan kantor oleh beberapa divisi, hingga instruksi dari manajer kepada karyawan. 

Untuk mencatatnya, perusahaan umumnya menggunakan sistem pembukuan berpasangan merupakan pencatatan seluruh transaksi ke dalam dua aspek yaitu debit dan kredit, agar pencatatan tetap seimbang dan akurat.

2. Transaksi Eksternal

Transaksi eksternal melibatkan pihak luar seperti pelanggan, pemasok, atau institusi keuangan. 

Jenis transaksi ini mengubah posisi keuangan perusahaan secara langsung.

Contoh transaksi eksternal antara lain penjualan ke konsumen, pembelian bahan baku dari supplier, atau pembayaran utang. 

Dalam perdagangan valuta asing, sistem kurs pada saat pemerintah menjadi penguasa tunggal seluruh transaksi valuta asing disebut sistem kurs tetap, yang juga mempengaruhi pencatatan transaksi dalam laporan keuangan.

Jenis Bukti Transaksi

Dalam setiap aktivitas bisnis, penting untuk selalu menyertakan bukti transaksi. 

Tanpa dokumen ini, sulit bagi perusahaan untuk mempertanggungjawabkan penggunaan dana atau menjawab jika suatu saat terjadi sengketa. 

Selain itu, bukti transaksi juga menjadi elemen penting dalam contoh sistem pemrosesan transaksi yang rapi dan efisien.

Secara umum, bukti transaksi terbagi menjadi dua jenis, yaitu bukti transaksi internal dan eksternal. Yuk, kita bahas satu per satu.

1. Bukti Transaksi Internal

Bukti transaksi internal adalah dokumen yang mencatat transaksi yang terjadi di dalam perusahaan. 

Contohnya adalah memo dari atasan kepada karyawan untuk kebutuhan operasional atau administrasi tertentu. 

Biasanya, memo ini dibuat pada akhir periode untuk mencatat hal-hal seperti gaji yang belum dibayar.

Jenis bukti ini penting sebagai bagian dari pencatatan keuangan internal dan digunakan sebagai dasar untuk proses akuntansi perusahaan.

2. Bukti Transaksi Eksternal

Bukti transaksi eksternal mencatat interaksi bisnis antara perusahaan dan pihak luar. Dokumen-dokumen berikut ini termasuk dalam kategori bukti eksternal:

• Faktur: Digunakan saat transaksi penjualan secara kredit. Faktur mencantumkan rincian barang dan jumlah yang harus dibayar.
• Kuitansi: Dokumen ini menunjukkan bahwa pembayaran telah diterima oleh pihak penerima uang.
• Nota debit: Dikeluarkan oleh pembeli sebagai bukti pengembalian barang ke penjual.
• Cek: Berisi perintah dari nasabah agar bank mencairkan sejumlah uang kepada pemegang cek.
• Rekening koran: Ringkasan transaksi rekening perusahaan dalam periode tertentu, dikeluarkan oleh bank.
• Bilyet giro: Perintah tertulis untuk memindahkan dana dari satu rekening ke rekening lainnya.
• Slip setoran bank: Bukti bahwa sejumlah uang telah disetorkan ke rekening tertentu.
• Bukti kas masuk dan kas keluar: Digunakan untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran kas, biasanya disertai dokumen pendukung.
• Memo (memorandum): Walau berasal dari internal, memo juga bisa mencatat transaksi yang berhubungan dengan pihak luar, misalnya payroll.

Baca juga: Tak Perlu Aplikasi! Perhatikan 3 Cara Scan Barcode QR Menu Makanan dari Smartphone

FAQ: Pertanyaan Umum Seputar Sistem Transaksi

1. Apa bedanya sistem transaksi manual dan digital?

Manual mengandalkan catatan tangan atau Excel, rentan human error. Digital menggunakan POS atau sistem cloud, lebih cepat dan akurat.

2. Apakah UMKM perlu sistem transaksi digital?

Ya! Bahkan usaha kecil bisa sangat terbantu dengan sistem POS sederhana untuk mencatat penjualan, stok, dan laporan otomatis.

3. Apakah e-wallet lebih aman dari tunai?

Dalam banyak kasus, ya. E-wallet memiliki jejak digital yang mudah ditelusuri, serta menghindari risiko kehilangan uang fisik.

4. Bagaimana cara mengintegrasikan semua sistem transaksi?

Gunakan software terintegrasi seperti ESB POS yang mencakup kasir, stok, promosi, dan integrasi ke layanan online food delivery.

5. Apakah ESB POS hanya untuk restoran besar?

Tidak. ESB POS menyediakan solusi yang bisa disesuaikan dengan skala usaha: dari warung kecil, kafe, food court, hingga restoran multi-cabang.

Kesimpulan

Sistem transaksi adalah fondasi penting bagi bisnis kuliner yang rapi, efisien, dan terpercaya.

Tak sekadar mencatat uang masuk dan keluar, sistem ini memastikan operasional lancar, laporan akurat, dan proses aman.

Di era digital, teknologi transaksi menjawab kebutuhan pembayaran yang cepat dan transparan.

Kuncinya bukan hanya pada metode pembayaran, tetapi pada sistem terintegrasi dari kasir hingga laporan keuangan.

Di sinilah ESB POS hadir sebagai solusi lengkap.

Dengan fitur seperti multi-kasir, customer display, kitchen display system, hingga integrasi langsung dengan GoFood, GrabFood, dan ShopeeFood. 

ESB membantu bisnis kulinermu tetap tertata, efisien, dan siap berkembang lebih luas.

Ingin mengelola transaksi restoran dengan lebih mudah, aman, dan terstruktur?

Yuk, konsultasikan kebutuhan bisnismu bersama Tim ESB hari ini!