Tips Scale Up Bisnis Frozen Food Online dengan Manajemen Stok dan Pengiriman yang Rapi

Bisnis frozen food online menjadi usaha yang sangat menjanjikan saat ini. 

Pasalnya, selain fakta dari GoodStats bahwa tren mengonsumsi makanan beku di Indonesia mencapai nilai pasar Rp200 triliun di tahun 2025. 

Konsumen juga lebih sering membeli makanan beku secara online, entah dari marketplace, website, hingga sosial media, karena jauh lebih praktis. 

Jadi, tidak heran jika banyak brand kuliner mulai menjual frozen food secara online, dari nugget rumahan hingga pastry beku, sebagai perluasan bisnisnya. 

Namun, peluang ini juga tidak luput dari tantangan yang kerap membuat pemilik bisnis kewalahan, seperti stok berantakan, pesanan tidak terpenuhi, produk mencair saat sampai, hingga koordinasi manual yang menguras waktu dan tenaga.

Agar mampu melewati tantangan tersebut, pebisnis perlu terus beradaptasi dengan segala kemungkinan yang terjadi dengan menerapkan berbagai tips jualan frozen food online.

Tantangan Utama dalam Scale Up Bisnis Frozen Food Online

Sebelum belajar cara scale up bisnis frozen food dengan rapi, Anda perlu tahu tantangan yang sering dihadapi agar pengaplikasiannya bisa efektif. 

Berikut beberapa tantangan tersebut.

1. Stok Tidak Sinkron 

Seiring berkembangnya bisnis Anda, maka jumlah pesanan pun meningkat. Hal ini memang positif. 

Namun, pengelolaan berbagai kanal, seperti marketplace, website, dan reseller secara bersamaan, risiko stok tidak sinkron menjadi sangat tinggi.

Jika ini terjadi, maka pesanan bisa gagal dipenuhi, yang berdampak pada kepuasan pelanggan, reputasi bisnis, dan potensi penjualan secara keseluruhan. 

Padahal masalahnya bisa saja karena pencatatan stok yang tidak real-time.

2. Kesalahan Manajemen Stok

Kesalahan manajemen stok, seperti double counting atau pencatatan manual yang tidak akurat, menjadi tantangan serius dalam bisnis frozen food online karena membuat sistem menampilkan jumlah stok yang tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya. 

Hal ini berisiko menyebabkan pesanan gagal dipenuhi dan bisa merusak reputasi bisnis.

Selain itu, banyak bisnis juga belum memiliki sistem yang mampu mendeteksi produk kedaluwarsa secara otomatis, padahal dalam industri ini, masa simpan produk sangat pendek. Jika produk kedaluwarsa sampai dikirim ke pelanggan, maka kelangsungan usaha pasti akan terancam. 

3. Pengiriman Tidak Efisien

Makanan beku sangat sensitif terhadap suhu. Pengiriman yang lambat, salah rute, atau pengaturan suhu yang kurang tepat akibat kesalahan label atau pemilihan ekspedisi yang belum mumpuni dapat merusak produk. 

Akibatnya, produk bisa sampai dalam kondisi tidak layak konsumsi yang tentunya akan berdampak pada penurunan kepercayaan pelanggan.

4. Koordinasi Manual yang Rawan Eror

Saat volume order meningkat, sistem manual tidak lagi mampu mengimbangi. Koordinasi manual di mana setiap order perlu dicek dan dicatat satu per satu, lalu diteruskan ke gudang dari tempat produksi tentu akan sangat memakan waktu, rawan kesalahan, dan membuat komunikasi antar tim lambat. 

Hal ini dikhawatirkan dapat menggiring ke tingkat kepuasan pelanggan yang menurun, biaya logistik meningkat, dan pada akhirnya membuat reputasi bisnis jadi terancam.

Baca juga: 30 Macam-Macam Frozen Food yang Wajib Ada di Freezer, Praktis dan Menguntungkan!

Manajemen Stok yang Rapi: Fondasi Bisnis Frozen Food Online yang Tangguh

Manajemen stok bisnis frozen food yang rapi adalah fondasi dan kunci utama keberhasilan. 

Jika stok berantakan, maka risiko produk kedaluwarsa, stok tidak akurat, atau kegagalan memenuhi pesanan akan meningkat.

Solusinya adalah menerapkan sistem stok secara real-time dan terpusat di setiap transaksi, mulai dari penjualan, retur, atau penambahan stok, agar semuanya tercatat otomatis. 

Semua kanal penjualannya terhubung dalam satu dashboard, sehingga stok selalu yang ter-update dan tidak ada lagi kasus stok terjual lebih banyak dari yang tersedia atau stok kosong saat ada permintaan.

Agar manajemen stok semakin efektif, ada beberapa langkah lainnya yang dapat diterapkan, yaitu: 

• Gunakan sistem yang mencatat laporan stok barang per batch agar bisnis dapat memantau tanggal kedaluwarsa setiap kelompok produk dengan lebih akurat. 
• Terapkan prinsip FIFO (First In, First Out), yaitu produk yang masuk lebih dulu harus keluar lebih dulu, sehingga bisa menjaga kualitas produk frozen food dari risiko kedaluwarsa, menumpuk, atau menurunnya kesegaran selama penyimpanan.
• Bedakan stok untuk penjualan offline dan online agar pesanan di kedua kanal tidak bentrok, stok tetap tercukupi, dan pelanggan selalu menerima produk tepat waktu.
• Buat dashboard stok yang bisa dipantau semua tim agar produksi, gudang, dan marketing dapat bekerja secara sinkron, mengambil keputusan dengan cepat, dan meminimalkan kesalahan operasional, bahkan saat pesanan meningkat pesat.

Untuk mewujudkan hal tersebut, Anda bisa menggunakan Warehouse Management System (WMS) untuk bisnis kuliner dari Biteship untuk mencatat dan mengatur stok lintas kanal penjualan dalam satu sistem terpusat. 

Dengan demikian, operasional bisnis frozen food online menjadi lebih efisien dan siap berkembang menjadi brand tangguh di pasar digital.

Pengiriman yang Efisien: Kunci Menjaga Kualitas dan Kepercayaan Pelanggan

Dalam bisnis frozen food online, strategi distribusi bukan hanya soal cepat, tetapi juga menjaga suhu dan akurasi. 

Produk yang rusak atau salah kirim bisa merusak reputasi bisnis, sehingga pengiriman yang efisien, aman, dan terkendali menjadi kunci mempertahankan loyalitas pelanggan. 

Berikut ini beberapa tips penting yang bisa Anda terapkan untuk mewujudkan pengiriman makanan beku yang efisien. 

• Gunakan kemasan tahan suhu, seperti styrofoam box dengan insulasi es batu kering atau dry ice, demi menjaga produk frozen food tetap dingin dan terlindungi dari panas selama pengiriman. 
• Pilih partner pengiriman yang andal dan sesuai jarak agar efisiensi pengiriman makanan beku bisa tercapai.  Misalnya, untuk dalam kota gunakan kurir instan atau same-day delivery, sedangkan untuk antar kota pilih layanan dengan kontrol suhu. 
• Gunakan sistem pelacakan real-time selama pengiriman untuk memantau status dan estimasi kedatangan produk. Jadi, jika ada masalah bisa cepat diatasi dan kepuasan pelanggan bisa tercapai.

Untuk memastikan seluruh proses pengiriman berjalan lancar, bisa manfaatkan layanan pengiriman dari Biteship untuk membantu mengatur proses pengecekan ongkir, pengiriman dari berbagai kurir, dan pelacakan pengiriman melalui satu platform terpusat. 

Hasilnya, pelanggan menerima produk dalam kondisi sempurna, bisnis tetap fokus pada penjualan, dan manajemen operasional bisnis makanan jadi lebih efisien sehingga scale up menjadi lebih cepat.

Contoh Inspiratif: Brand Frozen Food yang Sukses Scale Up

Ridwan Frozen Food, yang awalnya menjual melalui marketplace dan reseller, sering menghadapi tantangan seperti pencatatan manual yang rumit dan memakan waktu. 

Akibatnya, pertumbuhan bisnis terhambat dan pemilik bisnis terikat pada operasional harian, sehingga tidak mempunyai waktu untuk memikirkan strategi jangka panjang.

Setelah menerapkan sistem otomatisasi dengan integrasi dan akses data real-time, ia berhasil meningkatkan efisiensi hingga 80%. 

Dengan sistem ini, timnya bisa fokus mengembangkan cabang baru, mengontrol supplier, dan menyusun strategi marketing untuk scale up bisnis dengan lebih cepat.

Langkah Awal Membangun Sistem Frozen Food Online yang Efisien

Agar bisnis frozen food online bisa lebih cepat naik level, berikut langkah-langkah praktis yang bisa diterapkan.

1. Audit Operasional Saat Ini

Audit operasional adalah langkah awal untuk menciptakan sistem bisnis yang efisien, karena membantu menemukan titik kendala, seperti stok tidak sinkron, kapasitas cold storage terbatas.

Koordinasi tim yang kurang seragam, atau proses pengiriman yang belum terkontrol. 

Dari sini, Anda bisa menentukan solusi tepat dan mulai membangun sistem operasional yang lebih rapi, cepat, dan siap untuk scale up.

2. Gunakan sistem POS

Selanjutnya, gunakan sistem POS (Point of Sale) seperti ESB (Esensi Solusi Buana) untuk mencatat transaksi dan pemakaian bahan baku secara otomatis. 

Dengan data yang tersentral di satu dashboard, risiko selisih stok dapat ditekan, kebutuhan produksi bisa diprediksi lebih tepat, dan proses operasional menjadi jauh lebih efisien.

Selain itu, Integrasi antara POS dan sistem lainnya juga memudahkan Anda melihat gambaran besar bisnis dalam satu layar.

3. Terapkan Warehouse Management System (WMS)

Untuk membangun sistem manajemen gudang yang lebih efisien, menggunakan WMS, seperti Biteship, adalah pilihan yang tepat. 

Sistem ini dapat membantu Anda memantau stok dan proses pengiriman secara otomatis. 

Dengan begitu, seluruh aktivitas pergudangan, mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, pengambilan, hingga pengemasan dapat berjalan lebih rapi dan terkontrol.

4. Buat SOP Pengemasan dan Pengiriman

Membuat SOP atau Prosedur Operasional Standar pengemasan dan pengiriman merupakan salah satu kunci membangun bisnis yang efisien karena memberi panduan jelas bagi tim untuk menjaga kualitas produk. 

Dalam hal ini, pastikan SOP mencakup penanganan produk beku, pengemasan aman dengan pendingin khusus, hingga prosedur serah terima ke kurir, agar standar kualitas selalu terjaga.

5. Latih Tim Memahami Alur Operasional Digital yang Baru

Kerjasama tim yang baik adalah kunci keberhasilan operasional. Latih tim memahami alur digitalisasi bisnis yang baru, mulai dari penggunaan POS, WMS, hingga pengemasan dan pengiriman. 

Jadi, sistem bisa dijalankan dengan benar,  alur kerja tetap efisien, dan transisi ke operasional digital bisa lebih cepat dirasakan hasilnya.

Baca juga: 22 Ide Bisnis Makanan Menjanjikan untuk Pemula di 2025 yang Minim Modal!

Siap Naik Level di Dunia Frozen Food Online?

Scale up bisnis frozen food online bukan hanya soal memperluas pasar, tapi juga memperkuat sistem operasional. 

Dengan manajemen stok, pengemasan, dan pengiriman yang rapi dan otomatis, bisnis bisa naik level tanpa kehilangan efisiensi maupun kualitas produk.  

Jika Anda ingin mencapai level tersebut tanpa harus membangun sistem dari nol. 

Kunci utamanya adalah membangun fondasi yang kuat sejak awal, yakni menggunakan sistem pencatatan yang akurat, alur kerja yang jelas, dan pengiriman yang andal.

Perlu diingat, bisnis yang bertahan saat scale up adalah yang paling siap beradaptasi. 

Lakukan audit operasional secara rutin, identifikasi area yang perlu diperbaiki, pastikan manajemen stok rapi, dan pilih sistem pengiriman yang tepat untuk mendukung pertumbuhan bisnis Anda dengan layanan logistik Biteship!

*) Artikel ini merupakan hasil kolaborasi antara Biteship dan ESB.