Bingung Bikin Invoice Pembayaran? Ini 7 Tips Membuatnya

Pasti sebagian dari kamu sudah nggak asing dengan istilah invoice pembayaran kan? Nah, tapi gimana kalo tiba-tiba perlu bikin invoice pembayaran? Rasanya perlu riset atau minimal cari tau contohnya seperti apa sih. 

Ok, kamu ada di artikel yang tepat nih! Karena kami sudah siapkan tips dan contoh invoice pembayaran khusus buat kamu yang lagi bingung.

Kalau kamu berada di sebuah konteks bisnis, pasti sudah tidak terlepas dari aspek keuangan dan transaksi bisnis. Tentunya, salah satu hal yang penting untuk dikenal adalah istilah invoice, atau yang biasa kita kenal dalam bahasa Indonesia disebut faktur.

Kamu juga harus tau, sebenarnya faktur sendiri memiliki arti yang sama seperti invoice.  Dikutip melalui Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), faktur merupakan dokumen yang berisikan daftar barang kiriman dan lengkap dengan keterangan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar. 

Faktur juga menjadi bagian penting dalam proses bisnis, tidak hanya dalam departemen keuangan, tetapi juga dalam fungsi lain seperti pemasaran (marketing) dan pengarsipan.

Secara sederhana, invoice merupakan dokumen yang digunakan oleh penjual untuk menagih kepada pembeli atas produk atau jasa yang telah dibelinya, dengan detail tentang barang atau layanan yang diberikan.

Nah umumnya, pihak penjual akan melengkapi invoice dengan rincian transaksi, seperti nama barang, spesifikasi, harga per unit, jumlah yang dibeli, sampai total biaya yang harus dibayarkan oleh pembeli. Selain itu, tanggal pembelian juga menjadi informasi penting yang harus tercantum dalam dokumen tersebut.

invoice biasanya dibuat dan dicetak oleh penjual dalam tiga salinan (rangkap), dengan masing-masing salinan memiliki peran dan fungsi tertentu. Salinan pertama berperan sebagai bukti pembayaran yang dilunasi oleh perusahaan. Salinan kedua digunakan untuk catatan di departemen penjualan. Sedangkan salinan ketiga atau salinan terakhir berfungsi sebagai laporan di departemen keuangan.

Setiap salinan juga mampu berfungsi sebagai bukti transaksi, terutama jika transaksi dilakukan secara kredit. Selain sebagai bukti pembayaran, invoice juga berperan sebagai dokumen penagihan dari penjual kepada pembeli, yang harus dibayarkan oleh pembeli. Nah, pastikan sebelum invoice diberikan oleh penjual, penting bagi kedua belah pihak untuk menyetujui transaksi yang terjadi dan mencatatnya dalam dokumen pembelian.

Baca juga: Contoh Purchase Order & Perbedaan dengan Invoice

Tapi kamu juga harus tahu loh, kalau beberapa situasi, invoice juga dapat berupa pemberitahuan atau kuitansi. Selain itu, invoice juga dapat digunakan sebagai jaminan dalam mengajukan pinjaman. Oleh karena itu, penting untuk memeriksa semua bentuk dokumen yang berfungsi sebagai invoice di perusahaan untuk memastikan pengukuran kinerjanya dapat dilakukan dengan lebih teliti dan akurat.

Apa pentingnya invoice pembayaran dalam transaksi bisnis?

Sumber: Freepik.com

invoice secara umum memiliki kegunaan sebagai alat bukti pembelian yang dilakukan oleh pembeli. Tapi ada beberapa hal lain yang harus kamu ketahui, saat transaksi bisnis itu invoice memiliki peranan atau fungsi lain. Seperti: 

• Sebagai bahan informasi tentang produk/jasa yang dibeli oleh konsumen kepada penjual. 
• Sebagai informasi terkait besaran tagihan dan termin pembayaran yang harus dilakukan konsumen
• Sebagai bukti yang sah apabila produk/jasa yang telah tercantum dijual kembali oleh pihak lain
• Dapat menjadi bukti yang sah saat menambahkan transaksi ke pembukuan keuangan
• Apabila terdapat kesalahan dalam perhitungan tagihan atau pengiriman barang, invoice bisa dijadikan sebagai barang bukti
• Sebagai agunan untuk mengajukan pinjaman modal.

7 Tips dalam Membuat invoice Transaksi Bisnis

Sumber: Freepik.com

Setelah kamu memahami pentingnya invoice baik bagi penjual maupun pembeli, langkah selanjutnya adalah memahami bagaimana membuat dokumen invoice yang tepat. Karena invoice juga memiliki peran yang sangat penting loh dalam transaksi bisnis, maka pembuatannya harus dilakukan dengan cermat dan teliti.

Berikut ada beberapa hal yang perlu dipahami dan diperhatikan dalam pembuatan invoice untuk transaksi bisnis:

1. Detail Informasi yang Lengkap

Jadi setelah kesepakatan transaksi disetujui oleh kedua belah pihak, dokumen invoice juga harus disusun dengan terperinci dan lengkap mengenai informasi pengiriman. 

Jika pembuatan invoice tidak sesuai dengan kesepakatan, kemungkinan pembeli membatalkan transaksi menjadi besar karena informasi yang tercantum tidak lengkap, sehingga menimbulkan masalah di masa mendatang.

2. Identitas Pembeli dan Penjual

Identitas pembeli dan penjual harus tercantum dalam invoice, termasuk profil lengkap perusahaan atau lembaga yang mengirimkan barang atau jasa yang dipesan. Hal ini bertujuan untuk mengurangi risiko kesalahan pengiriman pesanan dan memastikan akuntabilitas invoice untuk penggunaan di masa mendatang.

3. Nomor Surat Pemesanan

Nomor surat pemesanan atau nomor invoice juga wajib tercantum pada dokumen yang akan diberikan kepada konsumen ya.

4. Memperhatikan Jenis Transaksi yang Dilakukan

Kamu juga harus memperhatikan jenis transaksi yang akan dilakukan loh. Jika transaksi dan pengiriman barang dilakukan secara bertahap, penjual seharusnya menyediakan proforma invoice (faktur yang disampaikan oleh pemasok sebelum pengiriman barang atau jasa dilakukan).

Namun, jika transaksi dapat diselesaikan dalam satu kali pengiriman atau melibatkan transaksi antar negara, maka jenis invoice yang dibuat adalah invoice standar atau konsuler.

5. Berisikan Rincian Informasi Produk atau Jasa

Informasi yang tercantum harus mencakup rincian produk atau jasa yang dibeli secara akurat dan lengkap. Rincian ini dapat mencakup nama barang, jumlah barang, dan harga per unitnya. 

Karena ketidakakuratan informasi dalam invoice dapat mengakibatkan ketidakberfungsian invoice ketika dibutuhkan di masa mendatang.

6. Jumlah Tagihan

Penting bagi kamu untuk mencantumkan jumlah tagihan yang harus dibayarkan oleh konsumen, termasuk jumlah pajak yang dikenakan. Dengan demikian, pembeli dapat segera membayar tagihan pembelian dan menyelesaikan transaksi dengan akurat.

Sebagai dokumen yang memberikan detail tentang pembelian barang atau jasa, invoice memiliki peran yang signifikan dalam kegiatan bisnis. Berbagai fungsi yang dimiliki sangat membantu mengoptimalkan proses transaksi dan pencatatan dalam laporan keuangan perusahaan. 

Jadi penting bagi kamu untuk memeriksa setiap transaksi yang menggunakan invoice sesuai dengan kebutuhan.

7. Diberikan Saat Purchase Order

invoice juga harus disampaikan ketika pihak pembeli telah menandatangani purchase order atau saat semua barang telah selesai dikirim oleh pihak penjual.

Berikut Contoh Invoice Pembayaran

Setelah kamu memahami dari tips pembuatan invoice pembayaran, kamu juga harus mengetahui contoh atau tampilan dari invoice. Berikut ini terdapat 3 contoh invoice yang bisa kamu jadikan sebagai referensi. Yuk, simak!

1. Invoice Pembayaran Barang

Invoice pembayaran barang ini umumnya digunakan oleh toko-toko yang membutuhkan produk atau alat-alat dan bahan. Misalnya tempat fotocopy, clothing, dan fashion.

Sumber: Paper.id

2. Invoice Pembayaran Travel

Invoice pembayaran ini biasanya digunakan oleh biro perjalanan atau agen travel untuk  menagih pembayaran paket tur atau penjualan tiket perjalanan dan sebagainya.

Sumber: Midtrans

3. Invoice Pembayaran Jasa

Terakhir, ada jenis invoice pembayaran yang umumnya digunakan oleh orang-orang yang memiliki bisnis di bidang jasa, seperti designer, fotografer, konsultan, dan sebagainya.

Sumber: Rukita

Itu di 7 alasan pentingnya invoice pembayaran saat melakukan transaksi bisnis dan 3 contoh dari invoice pembayaran yang perlu kamu ketahui. 

Oiya, kamu juga harus tahu kalau invoice pembayaran juga memiliki peran yang krusial dalam menjaga kelancaran dan keakuratan pembayaran serta pencatatan keuangan loh.

Jadi dengan kamu memahami pentingnya invoice ini, perusahaan dapat mengoptimalkan efisiensi dan keteraturan dalam operasional bisnisnya, menjaga hubungan baik dengan pelanggan, serta meningkatkan kredibilitas dalam dunia bisnis.