Menentukan bahan baku yang tepat menjadi salah satu kunci penting dalam bisnis kuliner.
Bahan baku memengaruhi rasa, kualitas menu, biaya produksi, hingga kepuasan pelanggan. Karena itu, proses pembelian bahan baku tidak bisa dilakukan hanya berdasarkan harga termurah.
Harga murah memang terlihat menguntungkan. Namun, pembelian dalam jumlah berlebihan bisa membuat stok menumpuk dan modal tertahan.
Sebaliknya, membeli terlalu sedikit bisa membuat restoran kehabisan bahan saat permintaan meningkat. Kondisi ini dapat mengganggu operasional dan membuat pelanggan kecewa.
Lalu, bagaimana cara melakukan pembelian bahan baku yang berkualitas tanpa membuat bisnis kuliner boncos?
Kuncinya terletak pada perencanaan kebutuhan, pemilihan supplier, pengendalian stok, dan pengelolaan cashflow. Berikut strategi yang bisa kamu terapkan.
Mengenal Jenis Bahan Baku dalam Bisnis Kuliner
Sebelum melakukan pembelian bahan baku, kamu perlu mengenali jenis bahan yang digunakan restoran.
Setiap bahan memiliki karakteristik, tingkat ketahanan, dan kebutuhan penyimpanan berbeda.
Secara umum, bahan baku dapat dibagi menjadi bahan segar, bahan kering, bahan beku, serta bahan pendukung. Bahan segar mencakup sayuran, buah, daging, ikan, dan produk susu.
Bahan kering dapat berupa tepung, beras, gula, bumbu kering, dan berbagai bahan dengan masa simpan lebih panjang.
Sementara itu, bahan beku mencakup daging, seafood, frozen food, hingga produk olahan lainnya.
Ada juga bahan pendukung seperti minyak goreng, saus, kemasan, dan bahan pelengkap. Masing-masing membutuhkan strategi pembelian yang berbeda.
Bahan segar biasanya membutuhkan pengadaan lebih sering karena masa simpannya pendek.
Sebaliknya, bahan kering dapat dibeli dalam jumlah lebih besar selama kapasitas penyimpanan dan cashflow masih aman.
Memahami karakter setiap bahan membantu kamu menentukan jumlah pembelian yang lebih tepat.
Dengan begitu, restoran tidak sekadar memiliki stok banyak, tetapi memiliki stok yang benar-benar dibutuhkan.
Baca juga: 5 Metode Penilaian Persediaan Terbaik untuk Optimalkan Bisnismu!
Mengapa Kualitas Bahan Baku Sangat Menentukan Hidup Matinya Restoran?
Kualitas bahan baku berhubungan langsung dengan kualitas makanan yang diterima pelanggan.
Bahan yang segar dan sesuai standar akan membantu menjaga rasa serta konsistensi menu.
Bayangkan pelanggan memesan menu favoritnya, tetapi rasanya berubah karena kualitas bahan menurun.
Jika kondisi tersebut terjadi berulang, kepercayaan pelanggan juga bisa ikut menurun.
Kualitas bahan baku juga berkaitan dengan keamanan makanan. Bahan yang rusak, terkontaminasi, atau melewati masa layak konsumsi dapat menimbulkan risiko bagi pelanggan dan reputasi bisnis.
Namun, kualitas bukan berarti semua bahan harus menggunakan grade tertinggi. Restoran perlu menyesuaikan grade dengan konsep, target pelanggan, dan karakter menu.
Restoran fine dining mungkin membutuhkan bahan dengan standar visual dan kualitas premium.
Sementara itu, bisnis casual dining dapat memilih grade yang lebih ekonomis selama tetap memenuhi standar kualitas dan keamanan.
Jadi, pembelian bahan baku yang baik bukan sekadar mencari produk paling mahal. Fokus utamanya adalah mendapatkan kualitas yang tepat dengan biaya yang tetap sehat.
5 Strategi Jitu Melakukan Pembelian Bahan Baku Restoran
Sumber: freepik.com
Setelah memahami jenis dan pentingnya bahan baku, kamu perlu menyusun strategi pembelian yang lebih terukur.
Berikut lima strategi yang dapat membantu menjaga kualitas sekaligus mengontrol biaya:
1. Tentukan Grade Bahan Sesuai Konsep Restoran
Tidak semua restoran membutuhkan bahan dengan grade premium. Tentukan standar berdasarkan konsep restoran, target pelanggan, harga jual, dan karakter menu.
Misalnya, restoran premium dapat memprioritaskan bahan dengan tampilan dan kualitas terbaik. Untuk bisnis dengan harga terjangkau, grade menengah bisa menjadi pilihan selama kondisi bahan tetap baik dan aman.
Cara ini membantu kamu menghindari pemborosan. Kamu tidak perlu membayar harga premium untuk bahan yang sebenarnya tidak memberikan nilai tambahan signifikan pada produk.
2. Minimum Order Quantity (MOQ) vs Cashflow
Penawaran harga lebih murah karena Minimum Order Quantity atau MOQ memang menarik. Namun, jangan langsung mengambilnya sebelum menghitung perputaran bahan dan kondisi kas.
Jika bahan cepat habis dan memiliki permintaan stabil, pembelian dalam jumlah besar dapat memberikan keuntungan. Sebaliknya, bahan dengan perputaran lambat berisiko rusak atau menumpuk.
Kamu juga bisa bernegosiasi dengan supplier untuk mendapatkan harga MOQ dengan pengiriman bertahap. Cara ini membantu restoran memperoleh harga lebih kompetitif tanpa menahan terlalu banyak stok.
Pertimbangkan pula nilai transaksi dan jadwal pembayaran. Jangan sampai diskon pembelian justru membuat cashflow restoran terganggu.
3. Terapkan Batas Safety Stock dan Reorder Point
Safety stock merupakan persediaan cadangan untuk menghadapi permintaan atau pasokan yang tidak terduga. Sementara itu, reorder point menjadi batas kapan restoran perlu melakukan pembelian kembali.
Keduanya membantu kamu menghindari dua masalah sekaligus. Restoran tidak mudah kehabisan bahan, tetapi juga tidak harus menyimpan stok secara berlebihan.
Tentukan batas berdasarkan penggunaan harian, waktu pengiriman supplier, dan pola permintaan. Bahan yang cepat habis atau sulit diperoleh dapat memiliki safety stock lebih tinggi.
Dengan sistem ini, pembelian bahan baku menjadi lebih terencana. Tim tidak perlu menunggu stok benar-benar habis sebelum menghubungi supplier.
4. Beli Langsung dari Pengepul
Membeli bahan langsung dari pengepul atau sumber produksi dapat menjadi pilihan untuk bahan tertentu. Jalur distribusi yang lebih pendek berpotensi membuat harga lebih kompetitif.
Kamu juga dapat memperoleh bahan dengan kondisi yang lebih segar. Namun, tetap lakukan pemeriksaan kualitas sebelum membuat kesepakatan pembelian.
Pastikan jumlah pembelian sesuai kebutuhan restoran. Harga murah tidak akan memberikan keuntungan jika bahan akhirnya terbuang karena terlalu banyak atau tidak sesuai standar.
Untuk bahan tertentu, pembelian langsung juga membutuhkan pengaturan jadwal dan volume yang lebih konsisten. Karena itu, pastikan kapasitas supplier sesuai dengan kebutuhan operasional restoran.
5. Miliki Lebih dari Satu Supplier
Bergantung pada satu supplier dapat menjadi risiko ketika terjadi keterlambatan, kenaikan harga, atau kekosongan stok. Karena itu, restoran sebaiknya memiliki supplier alternatif untuk bahan penting.
Kamu dapat membandingkan beberapa supplier berdasarkan harga, kualitas, ketepatan pengiriman, layanan, dan fleksibilitas pembayaran.
Tidak semua supplier harus digunakan dengan porsi yang sama. Kamu bisa memiliki supplier utama dan supplier cadangan yang siap digunakan ketika kondisi tertentu terjadi.
Strategi ini membantu menjaga kelancaran pasokan. Operasional restoran pun tetap berjalan meski supplier utama sedang mengalami kendala.
Tips Memilih Supplier Bahan Baku F&B yang Tepercaya
Supplier bukan sekadar pihak yang menjual bahan baku. Mereka menjadi bagian penting dari rantai pasok restoran.
Karena itu, pilih supplier berdasarkan kualitas produk dan kemampuan layanannya:
1. Minta Sampel Sebelum Tanda Tangan Kontrak
Jangan hanya mengandalkan foto, katalog, atau klaim kualitas dari supplier. Mintalah sampel agar kamu dapat memeriksa kondisi bahan secara langsung.
Perhatikan kesegaran, ukuran, warna, aroma, tekstur, hingga kesesuaiannya dengan standar restoran. Untuk bahan olahan, kamu juga dapat melakukan uji coba dalam menu.
Sampel membantu kamu mengetahui apakah kualitas bahan benar-benar sesuai dengan kebutuhan. Langkah sederhana ini dapat mengurangi risiko menerima bahan yang tidak sesuai setelah kontrak berjalan.
2. Cek Kebijakan Return
Bahan baku bisa saja tiba dalam kondisi rusak, salah jumlah, atau tidak sesuai spesifikasi. Karena itu, pastikan supplier memiliki kebijakan pengembalian yang jelas.
Cari tahu batas waktu pengajuan komplain, jenis barang yang dapat dikembalikan, serta pihak yang menanggung biaya pengiriman.
Kebijakan yang jelas membuat proses penyelesaian masalah menjadi lebih mudah. Kamu juga dapat mengurangi potensi kerugian ketika bahan yang diterima tidak dapat digunakan.
3. Jadwal Pengiriman Fleksibel
Jadwal pengiriman sangat penting, terutama untuk bahan segar dengan masa simpan pendek. Supplier yang baik seharusnya mampu memenuhi jadwal pengiriman sesuai kebutuhan operasional.
Periksa apakah supplier dapat melakukan pengiriman rutin dan menyesuaikan volume pesanan. Ketepatan waktu juga perlu diperhatikan agar bahan tiba sebelum stok mencapai batas minimum.
Selain itu, pilih supplier dengan komunikasi yang responsif. Ketika terjadi perubahan kebutuhan atau kendala pengiriman, masalah dapat segera dicarikan solusi.
Baca juga: 9 Cara Membuat Laporan Stok Barang untuk Restoran dan Usaha Kuliner
FAQ Seputar Pembelian Bahan Baku
1. Apa yang dimaksud pembelian bahan baku?
Pembelian bahan baku adalah proses memperoleh bahan yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk atau menu restoran. Prosesnya mencakup perencanaan kebutuhan, pemilihan supplier, pemesanan, penerimaan, hingga pembayaran.
2. Apakah membeli bahan baku dalam jumlah besar selalu lebih murah?
Belum tentu. Harga satuan memang bisa lebih rendah, tetapi stok berlebihan dapat meningkatkan risiko kerusakan dan menahan cashflow.
3. Kapan restoran harus melakukan pembelian ulang?
Pembelian ulang sebaiknya dilakukan ketika stok mencapai reorder point. Batas tersebut perlu disesuaikan dengan penggunaan harian dan waktu pengiriman supplier.
4. Mengapa restoran perlu memiliki supplier cadangan?
Supplier cadangan membantu menjaga ketersediaan bahan ketika supplier utama mengalami kekosongan, keterlambatan, atau kendala operasional lainnya.
5. Apa yang harus diperhatikan saat memilih supplier bahan baku?
Perhatikan kualitas bahan, harga, keamanan produk, reputasi, ketepatan pengiriman, kebijakan return, komunikasi, dan fleksibilitas pembayaran.
Kesimpulan
Pembelian bahan baku yang tepat bukan hanya soal mendapatkan harga murah. Kamu perlu menyesuaikan grade dengan konsep restoran, menghitung MOQ dan cashflow, mengatur stok, serta memilih supplier yang konsisten.
Strategi tersebut membantu menjaga kualitas menu sekaligus mengurangi risiko pemborosan bahan dan modal.
Untuk membuat proses pengadaan lebih praktis, kamu bisa memanfaatkan ESB Goods, sistem manajemen supply chain untuk bisnis kuliner. Proses pembelian hingga pembayaran dapat terhubung langsung dengan supplier.
Tersedia juga backup supplier yang telah diverifikasi, beragam opsi pembayaran melalui payment gateway, hingga layanan pinjaman modal melalui ESB Capital.
Yuk, hubungi tim ESB dan temukan solusi pengadaan yang lebih terintegrasi untuk bisnis kuliner kamu.
