SHARE
10 Tugas dan Tanggung Jawab Purchasing Officer yang Perlu Diketahui
Sovia
Pernahkah kamu bertanya-tanya siapa yang bertanggung jawab memastikan bahan baku selalu tersedia dalam bisnis?
Di balik layar, ada seseorang yang bekerja keras memastikan segala kebutuhan pengadaan berjalan lancar. Mereka adalah purchasing officer.
Dalam bisnis, terutama di industri kuliner, manufaktur, dan retail, purchasing officer memegang peran penting dalam menjaga rantai pasok tetap stabil.
Tanpa mereka, operasional bisa terhambat, dan bisnis pun berisiko mengalami kerugian. Lalu, apa itu purchasing officer dan apa saja tanggung jawabnya? Yuk, kita pelajari lebih lanjut di artikel ini!
Apa itu Purchasing Officer?
Purchasing officer adalah seseorang yang bertugas mengelola proses pengadaan barang atau jasa untuk kebutuhan perusahaan.
Mereka bertanggung jawab mencari vendor, melakukan negosiasi harga, hingga memastikan barang atau jasa yang dibeli sesuai standar perusahaan.
Seorang purchasing officer tidak hanya sekadar membeli barang.
Lebih dari itu, mereka harus memiliki keterampilan analitis, komunikasi yang baik, serta kemampuan manajemen risiko yang kuat.
Tugas Purchasing Officer
Sumber: Freepik
Di tengah persaingan bisnis yang semakin kompetitif, peran purchasing officer menjadi sangat krusial.
Mereka bertanggung jawab dalam memastikan proses pengadaan barang dan jasa berjalan lancar agar operasional bisnis tetap optimal. Berikut beberapa tugas purchasing officer:
1. Mengelola Pengadaan Barang
Seorang purchasing officer bertanggung jawab atas seluruh proses pengadaan barang dan jasa. Tugas ini mencakup analisis kebutuhan perusahaan, identifikasi barang yang diperlukan, serta memastikan ketersediaannya dalam jumlah yang tepat, tidak kurang dan tidak berlebihan.
Dengan manajemen pengadaan yang efektif, perusahaan dapat menjaga operasional tetap lancar serta mengoptimalkan biaya.
2. Melakukan Riset Pasar
Mengikuti tren pasar adalah kunci dalam pengadaan barang yang strategis. Seorang purchasing officer harus mampu melakukan riset pasar yang komprehensif, termasuk menganalisis harga, kualitas, dan tren industri terkini.
Selain itu, riset pasar membantu dalam menemukan supplier terbaik yang dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan.
3. Memilih Vendor yang Tepat
Pemilihan vendor adalah langkah krusial dalam pengadaan. Purchasing officer harus mengevaluasi berbagai penawaran, menegosiasikan harga yang kompetitif, serta menilai reputasi vendor berdasarkan kualitas produk, keandalan pengiriman, dan kepatuhan terhadap standar perusahaan.
Memilih vendor yang tepat akan memastikan kelancaran rantai pasokan dan efisiensi biaya.
4. Melakukan Negosiasi Kontrak
Kemampuan negosiasi adalah keterampilan yang wajib dimiliki purchasing officer. Mereka harus mampu memperoleh harga terbaik tanpa mengorbankan kualitas.
Selain itu, mereka bertanggung jawab dalam menyusun kontrak yang jelas dan menguntungkan, termasuk perincian harga, jangka waktu, serta syarat dan ketentuan lainnya.
5. Memeriksa Kelengkapan Dokumen Vendor
Sebelum bekerja sama, purchasing officer harus memastikan bahwa vendor telah memenuhi semua persyaratan administratif dan legal sesuai regulasi perusahaan.
Proses verifikasi ini penting untuk menghindari kerja sama dengan vendor yang tidak kredibel dan mencegah potensi risiko hukum di masa depan.
6. Melaksanakan Pembelian dan Membuat Laporan
Setiap transaksi pembelian harus terdokumentasi dengan baik. Purchasing officer bertanggung jawab dalam mencatat setiap pembelian dan menyusun laporan pengadaan guna memastikan transparansi serta membantu perusahaan dalam mengontrol pengeluaran.
Laporan ini juga berfungsi sebagai bahan evaluasi dalam pengelolaan anggaran perusahaan.
Baca juga: Memahami Fixed Cost dan Peran Pentingnya dalam Bisnis
7. Memastikan Ketersediaan Produk
Stok barang yang terlalu sedikit dapat menghambat operasional, sementara stok berlebih dapat meningkatkan biaya penyimpanan.
Oleh karena itu, purchasing officer harus memonitor arus barang masuk dan keluar serta berkoordinasi dengan tim gudang dan divisi lain untuk memastikan persediaan tetap optimal.
8. Mengelola Anggaran Pengadaan
Pengadaan barang harus sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan perusahaan.
Purchasing officer bertanggung jawab dalam merancang rencana anggaran pengadaan, memastikan pengeluaran tetap terkendali, serta mencari cara untuk menghemat biaya tanpa mengurangi kualitas barang atau jasa yang diperoleh.
9. Mengidentifikasi dan Mengelola Risiko
Setiap proses pengadaan memiliki risiko, seperti keterlambatan pengiriman, perubahan harga, atau kualitas barang yang tidak sesuai.
Purchasing officer harus mampu mengidentifikasi potensi risiko dan menyusun strategi mitigasi untuk mengatasinya, sehingga dampak negatif terhadap bisnis dapat diminimalkan.
10. Berkoordinasi dengan Divisi Terkait
Agar proses pengadaan berjalan lancar, purchasing officer harus berkomunikasi dan berkoordinasi dengan berbagai divisi seperti keuangan, produksi, dan logistik.
Koordinasi yang baik membantu memastikan bahwa kebutuhan setiap departemen terpenuhi dengan tepat waktu dan sesuai standar yang ditetapkan perusahaan.
Baca juga: Cara Membuat RAB: Panduan Mengelola Anggaran untuk Bisnis Kuliner
Kesimpulan
Purchasing officer adalah salah satu bagian penting dalam keberlangsungan bisnis. Mereka bertanggung jawab memastikan perusahaan mendapatkan barang dan jasa berkualitas dengan harga terbaik.
Dari riset pasar hingga manajemen risiko, semua tugas ini membutuhkan keahlian khusus dan strategi yang matang.
Dengan peran purchasing officer, perusahaan bisa tetap efisien, hemat biaya, dan selalu siap menghadapi tantangan pasar.
Pastikan setiap proses pengadaan bisnismu berjalan lancar dan efisien dengan memanfaatkan solusi ESB GOODS.
Sistem manajemen supply chain ini terintegrasi dengan ESB Core, memungkinkan pengadaan yang lebih transparan dan efisien.
Dengan ESB GOODS, proses pembelian hingga pembayaran terhubung langsung dengan supplier, serta dilengkapi layanan backup supplier yang sudah terverifikasi dan terpercaya. Ayo konsultasikan bisnismu sekarang!
SHARE
