Bingung Kelola Pesanan? Simak Panduan Lengkap Pakai Purchase Order Management System yang Efisien

Kelola pesanan bisnis bisa jadi tantangan, apalagi kalau volume order bertambah setiap harinya. Nah, oleh karena itu, peran sistem yang terstruktur menjadi sangatlah penting. 

Salah satu solusi yang banyak dipakai pelaku bisnis adalah purchase order management system. 

Kalau kamu sedang mencari tahu sistem ini cocok atau nggak buat usaha kulinermu, yuk simak ulasan lengkapnya di bawah!

Apa Itu Order Management System?

Sebelum bahas lebih jauh, penting buat kamu memahami arti sebenarnya dari order management system. 

Secara singkat, order management system adalah sistem digital yang bantu kamu kelola semua proses pesanan. Proses ini dimulai dari pelanggan memesan sampai pesanan dikirim dan diterima. 

Sistem ini memudahkan banyak hal, seperti pengecekan stok, pemrosesan pesanan, sampai integrasi dengan pengiriman. 

Dalam dunia F&B yang serba cepat, solusi seperti ini bisa jadi game changer. Gak cuma itu, sekarang juga banyak tersedia order management system software yang bisa kamu sesuaikan dengan kebutuhan bisnis. 

Salah satu fitur unggulan biasanya integrasi dengan POS dan sistem inventaris atau back office secara langsung.

Baca Juga: Biar Bisnis Nggak Boncos, Kenali Dulu Apa Itu Surcharge dan Cara Mengelolanya!

Kenapa Bisnis Butuh Purchase Order Management System?

Sekarang, kita masuk ke pembahasan utama. Purchase order management system secara spesifik mengurus semua proses pemesanan ke supplier. Jadi bukan cuma soal pesanan pelanggan aja ya.

Sistem ini juga mengurus hubungan sama pemasok bahan baku, perlengkapan dapur, sampai kebutuhan operasional lainnya. 

Nah, beberapa manfaat langsung dari sistem ini antara lain:

• Kamu bisa nge-track semua permintaan pembelian tanpa ribet buka file manual.
• Gak ada lagi pesanan ganda atau lupa order stok.
• Proses persetujuan pembelian lebih cepat dan bisa dipantau kapan saja.

Kalau bisnis kamu mulai tumbuh dan makin kompleks, purchase order management system bisa bantu kamu jaga efisiensi dan kontrol biaya.

Komponen Penting dalam Order Management System

Sumber: Freepik

Biar kamu makin paham, kita bahas dulu beberapa fitur umum yang biasanya ada di order management system software:

1. Input Pesanan Otomatis 

Semua order dari pelanggan masuk otomatis, jadi kamu nggak perlu entry manual yang rawan error.

2. Integrasi dengan Inventory 

Sistem langsung cek ketersediaan barang di gudang. Kalau stok kosong, bisa langsung buat permintaan ke supplier.

3. Monitoring Status Pesanan 

Kamu bisa lihat tiap pesanan sudah sampai mana prosesnya, belum diproses, sedang dikirim, atau sudah diterima.

4. Dashboard Laporan Penjualan 

Dengan fitur ini, kamu bisa review performa harian, mingguan, atau bulanan dari satu tempat aja.

Fitur-fitur ini membantu banget buat menjaga kecepatan dan akurasi, apalagi kalau kamu punya banyak cabang. 

Sekarang, kita bahas apa bedanya dengan work order management system.

Baca Juga: Cegah Kecurangan Laporan Keuangan dengan Teknologi Ini

Work Order Management System: Bedanya Apa?

Sumber: Freepik

Kamu mungkin juga pernah dengar istilah work order management system. Sistem ini sebenarnya hampir mirip, tapi biasanya dipakai untuk kelola pekerjaan internal, bukan pemesanan.

Contohnya, kalau kamu butuh servis rutin untuk peralatan dapur atau pengiriman antar outlet, sistem ini akan mencatat semua pekerjaan itu. Fungsinya lebih ke arah maintenance dan workflow tim, bukan transaksi jual-beli.

Nah, kalau kamu fokus di operasional restoran, dua sistem ini bisa jalan bareng dan saling melengkapi.

Bagaimana Order Management System Dipakai di Restoran?

Bayangkan kamu punya resto dengan 3 cabang. Setiap hari, masing-masing cabang butuh pasokan bahan baku dan harus catat setiap order dari pelanggan. 

Tanpa order management system, kamu harus komunikasi lewat WA, spreadsheet, dan nota manual. 

Kalau ada kesalahan kirim, pesanan nyasar, atau kehabisan stok di jam sibuk?

Wah, bisa kacau semua. Nah, dengan sistem yang terintegrasi, kamu cukup pantau semua order dari satu dashboard. 

Kalau ada permintaan pembelian bahan baku, tinggal approve dari aplikasi. Dan kalau ada order masuk dari pelanggan, sistem langsung integrasi ke dapur. 

Jadi kamu hemat waktu, tenaga, dan biaya operasional.

Tantangan Order Management System

Walau kelihatan simpel, implementasi sistem ini juga butuh strategi. Inilah beberapa tantangan yang sering muncul, yaitu:

• Adaptasi Karyawan: Butuh pelatihan agar semua tim paham cara pakainya.
• Konsistensi Input Data: Data produk harus lengkap dan update biar sistem bisa jalan optimal.
• Integrasi dengan Sistem Lama: Kalau sebelumnya kamu pakai sistem manual atau POS berbeda, perlu penyesuaian biar nggak bentrok.

Solusinya? Pilih order management system software yang fleksibel, mudah dioperasikan, dan sudah terbukti bisa diandalkan.

Tips Memilih Order Management System yang Tepat

Biar kamu nggak salah pilih, ini beberapa hal yang perlu kamu perhatiin sebelum pakai purchase order management system:

1. User Friendly 

Pilih sistem yang gampang dipakai bahkan oleh staf non-teknis.

2. Update secara Real

Sistem harus bisa kasih laporan dan update langsung tanpa delay.

3. Bisa Disesuaikan 

Tiap bisnis beda kebutuhan, cari yang bisa diatur sesuai skala operasional kamu.

4. Integrasi Lengkap 

Pastikan software bisa connect dengan POS, inventaris, dan aplikasi pembayaran.

Kesimpulan

Mengelola pesanan bisa jadi lebih gampang kalau kamu pakai order management system. 

Sistem ini nggak cuma bantu urusan jual beli, tapi juga nyambung ke seluruh operasional restoran. 

Mulai dari pemesanan bahan baku lewat purchase order management system, sampai kelola pekerjaan internal via work order management system, semuanya bisa kamu atur dari satu platform.

Jangan tunggu sampai bisnismu kewalahan baru cari solusi. Yuk, mulai upgrade cara kerja kamu dengan sistem yang lebih canggih dan terintegrasi bareng ESB Order. 

Kalau kamu pengen tahu lebih banyak soal solusi digital lainnya buat bisnis kuliner, langsung aja tanya Tim ESB untuk konsultasi.