Contoh Purchase Order & Perbedaan dengan Invoice

Pelaku bisnis mungkin sudah tidak asing dengan beberapa istilah dari bagian akuntansi seperti nota, faktur, kuitansi, dan masih banyak lain sebagainya. Tapi apakah kamu sudah mendengar istilah invoice pembelian, purchase order atau invoice? Meskipun terlihat tidak jauh berbeda, namun PO dan invoice ini memiliki perbedaan dalam transaksi jual beli loh. Penasaran perbedaan serta contoh purchase order dan invoice?  Simak artikel ini untuk mengetahui lebih lanjut ya. 

Mengenal Apa Itu Purchase Order

Sumber: Freepik.com

Purchase Order kini sudah sangat mudah untuk kamu temukan, bila kamu masih tergolong asing dengan istilah purchase order atau pun disingkat PO ini tidak perlu khawatir. 

Dalam istilah yang lebih sederhana, Purchase order adalah dokumen resmi yang disusun oleh pembeli yang merangkum barang atau jasa yang mereka beli dari penjual atau pemasok. 

Dokumen ini juga berfungsi sebagai kontrak yang mengikat kesepakatan mengenai barang atau jasa yang ingin dibeli oleh pembeli. Purchase order ini memiliki peranan penting sebagai salah satu dokumen hukum yang bisa mencegah terjadinya pelanggaran hukum di kemudian hari.

Fungsi & Contoh Purchase Order

Fungsi dari Purchase order ini pun berguna sekali untuk mengamankan stok produk atau pun dokumen sesuai dengan harga yang telah diinginkan dan juga bisa meningkatkan jaminan keamanan dari segala macam tindak pelanggaran hukum seperti halnya penipuan. Untuk lebih lengkapnya dapat kamu simak di bawah ini:

• Transaksi dapat dilakukan dengan lebih jelas karena pembeli dan vendor dapat menggunakan dokumen ini sebagai dasar jika pesanan tidak sesuai dengan yang diharapkan. 
• Membantu mengamankan ketersediaan barang, karena penjual akan memastikan barang yang diminta tersedia dan disimpan hingga waktu pengiriman yang ditentukan. Dokumen tersebut juga mempermudah pengelolaan pesanan dan memungkinkan pelacakan yang efisien jika terjadi masalah pada pengiriman.
• Membantu dalam pembuatan anggaran perusahaan dengan memungkinkan penghitungan biaya-biaya yang dikeluarkan dan integrasinya ke dalam anggaran secara keseluruhan. Hal ini membantu mengontrol dan mengelola uang secara lebih efektif dan efisien.
• Dalam hal audit keuangan, tidak hanya berfungsi sebagai catatan pengeluaran, tetapi juga sebagai bukti yang dapat dipergunakan untuk menunjukkan kepada bank, auditor, atau lembaga perpajakan bahwa transaksi bisnis perusahaan telah dilakukan dengan benar.
• Terakhir, memiliki nilai hukum karena dapat menjadi bukti dalam menyelesaikan konflik antara kedua belah pihak, sehingga membantu menghindari kesalahan di masa mendatang yang dapat merugikan perusahaan.

Contoh Purchase Order adalah ketika perusahaan yang sedang kamu jalani membutuhkan stok dan ingin memesan kepada pemasok. Misalkan kamu  memiliki coffee shop, kebutuhan dari plastik untuk take away kamu sudah menipis, kamu dapat menghubungi pemasok dengan memberikan list produk yang kamu butuhkan beserta kuantitas maupun harga, seperti contoh purchase order berikut ini. 

Mengenal Apa Itu Invoice

Sumber: Freepik.com

Sebelum mengenal apa perbedaan dari purchase order dengan invoice, lebih baik kamu mengetahui dulu apa itu invoice. Mungkin kamu lebih mengenal tentang invoice dibandingkan purchase order. 

Invoice atau faktur merupakan dokumen yang harus dimiliki oleh setiap badan usaha yang terkena pajak. Hal ini berfungsi sebagai bukti dari transaksi pembelian yang mencakup detail barang atau jasa yang dibeli beserta jumlah pembayarannya yang harus disetor. 

Baik perusahaan kecil maupun besar diwajibkan memiliki dokumen ini. Selain sebagai bukti penagihan, invoice juga menunjukkan bahwa badan usaha tersebut telah memenuhi kewajibannya sebagai subjek pajak.

Perbedaan Purchase Order & Invoice

Setelah mengenal pengertian dari purchase order maupun invoice, mari ketahui perbedaan antar kedua dokumen tersebut, antara lain:

• Siapa yang Membuat dan Menerima Dokumen

Purchase order ini umumnya dibuat oleh pihak pembeli kepada para penjual. Sementara untuk invoice ini dibuat oleh pihak penjual yang langsung diberikan kepada para konsumennya.

• Apa saja Isi yang Terdapat dalam Dokumen 

PO ini merupakan dokumen yang berisikan detail dari pesanan produk yang akan dibeli maupun jasa yang ingin digunakan. Sedangkan untuk invoice ini adalah sebuah informasi tentang penagihan dari barang maupun jasa.

• Kapan Dokumen dapat Dikirim? 

Purchase order ini merupakan sebuah dokumen yang akan dikirimkan saat pembeli sudah memesan barang. Sedangkan untuk invoice ini bisa dikirimkan sesudah barang selesai dikirim serta dilengkapi dengan tanggal jatuh temponya atau setelah jasa telah selesai digunakan.

Penting bagi kamu untuk mengetahui pengertian, fungsi, dan contoh purchase order maupun invoice bagi keberlangsungan bisnis. Tentu, di zaman serba kebutuhan software ataupun aplikasi yang dapat mempermudah bisnis akan sangat diperlukan, pada perkembangan ini, sudah banyak aplikasi yang dapat mempermudah pembuatan purchase order. 

Tentunya sebagai pelaku bisnis, kamu harus bijak dalam memilih perusahaan penyedia, beberapa pertimbangan patut dipikirkan matang-malang mulai dari harga jasa layanan, fitur yang diberikan, kemudahan penggunaan, dan lain sebagainya. Pertimbangan-pertimbangan ini tentunya menyesuaikan dengan bisnis yang kamu jalankan. 

Contohnya ESB yang dapat kamu jadikan salah satu daftar rekomendasi perusahaan penyedia software yang mendukung fitur purchase order dalam bisnismu. ESB Core merupakan serangkaian Software ERP yang bisa membantu proses bisnismu juga pastinya, fitur purchase order ini tentunya bisa memudahkan kamu dalam memenuhi kebutuhan pembelian stok bisnis kamu.

Sumber: Dokumentasi ESB

Hingga saat ini, ESB POS telah banyak digunakan oleh brand besar ternama di Indonesia dan terpasang pada ribuan outlet, salah satunya BOGA Group. Jadi, kamu tidak perlu khawatir lagi mencari penyedia software yang mempermudah bisnis kamu. Untuk info lebih lengkapnya, silahkan kamu kunjungi laman ESB, ya.