City Ledger Adalah Metode Pembayaran Kredit: Ini Cara Kerjanya di Hotel dan Restoran

Dalam operasional hotel dan restoran, urusan pembayaran bukan cuma soal tunai atau kartu. Ada sistem yang memungkinkan tamu atau partner bisnis membayar belakangan sesuai kesepakatan. 

Sistem itu dikenal dengan istilah city ledger adalah metode pencatatan piutang khusus untuk tamu corporate, government, atau partner yang sudah bekerja sama.

Buat bisnis kuliner yang berada di dalam hotel maupun yang melayani klien korporat, memahami konsep city ledger payment adalah langkah penting supaya arus kas tetap sehat dan pencatatan keuangan lebih rapi.

Artikel ini bakal membahas city ledger dan penerapannya pada bisnis kuliner. Yuk, simak pembahasan lengkapnya!

Apa Itu City Ledger?

Secara sederhana, city ledger adalah sistem pencatatan piutang yang digunakan dalam industri perhotelan untuk memberikan fasilitas kredit kepada tamu tertentu. 

Biasanya, tamu yang bisa menggunakan fasilitas ini adalah perusahaan, instansi pemerintah, atau klien yang sudah memiliki perjanjian kerja sama dengan pihak hotel.

Alih-alih membayar langsung saat transaksi terjadi, tagihan akan dicatat sebagai piutang hotel dan ditagihkan dalam periode tertentu sesuai kesepakatan. 

Jadi, hotel tetap mencatat pendapatan, tetapi pembayarannya dilakukan di kemudian hari.

Dalam praktiknya, sistem ini bukan sekadar “bayar nanti”. Ada proses verifikasi, pencatatan detail transaksi, hingga pengiriman invoice resmi. Semua dilakukan dengan prosedur yang jelas supaya tidak menimbulkan risiko keuangan.

Baca juga: Sistem Payment Adalah: Pengertian, Jenis, dan Manfaatnya untuk Bisnis

Alasan Dibalik Pentingnya City Ledger

Sumber: freepik.com

Di dunia hospitality, relasi jangka panjang sangat berharga. City ledger hadir sebagai jembatan antara fleksibilitas pembayaran dan profesionalisme pengelolaan keuangan.

Berikut beberapa alasan kenapa sistem ini krusial:

1. Memberikan Fleksibilitas Pembayaran

Banyak perusahaan memiliki sistem pembayaran internal yang tidak bisa dilakukan secara instan. Dengan city ledger, hotel bisa memberikan tenggat waktu pembayaran tanpa mengganggu proses pelayanan.

Fleksibilitas ini membuat kerja sama terasa lebih profesional dan saling menguntungkan.

2. Membangun Loyalitas Partner

Ketika hotel memberikan fasilitas kredit kepada corporate atau instansi, itu artinya ada kepercayaan yang dibangun. Dari sinilah relasi bisnis jangka panjang tumbuh.

City ledger bukan cuma soal piutang, tapi juga strategi mempertahankan klien tetap.

3. Pencatatan Transaksi Lebih Tertata

Semua transaksi yang menggunakan city ledger dicatat secara detail: tanggal, jenis layanan, nominal, hingga identitas perusahaan. Ini memudahkan proses rekonsiliasi dan audit keuangan.

4. Mengontrol Arus Kas dan Piutang

Dengan sistem yang terstruktur, manajemen bisa memantau piutang mana yang sudah jatuh tempo, mana yang masih dalam periode kredit, dan mana yang perlu ditindaklanjuti.

Tanpa sistem seperti ini, risiko pembayaran tertunggak bisa lebih besar.

Cara Kerja City Ledger

Supaya makin jelas, berikut gambaran alur umum penggunaan city ledger dalam perhotelan:

1. Identifikasi dan Verifikasi Tamu

Saat tamu atau perwakilan perusahaan datang, pihak hotel memastikan bahwa mereka terdaftar sebagai partner yang berhak menggunakan fasilitas kredit.

Biasanya ini sudah melalui perjanjian kerja sama sebelumnya.

2. Proses Transaksi

Saat check-in atau saat melakukan transaksi tambahan seperti makan di restoran hotel, metode pembayaran yang dipilih adalah city ledger atau pembayaran kredit.

3. Pencatatan Setiap Transaksi

Semua transaksi dicatat dalam akun piutang khusus. Detailnya harus lengkap agar tidak terjadi selisih saat penagihan.

4. Pembuatan Invoice

Ketika periode tertentu berakhir atau tamu check-out, hotel membuat laporan tagihan dan mengirimkan invoice resmi ke perusahaan terkait.

5. Pelacakan Pembayaran

Tim keuangan akan memantau pembayaran yang masuk dan mencocokkannya dengan data di sistem.

6. Pengelolaan Piutang Tertunggak

Jika melewati jatuh tempo, hotel akan mengirimkan pengingat atau melakukan tindak lanjut sesuai kebijakan yang berlaku.

Proses ini terlihat sederhana, tetapi jika tidak dikelola dengan sistem yang rapi, potensi human error cukup besar.

Perbedaan City Ledger dengan Tipe Pembayaran Lain

Dalam operasional restoran hotel, ada beberapa tipe pembayaran yang umum digunakan:

1. Bayar Langsung

Tamu membayar saat itu juga, baik tunai, kartu, maupun transfer. Ini paling sederhana dan tidak menimbulkan piutang.

2. Charge to Room

Tagihan restoran digabungkan ke kamar tamu yang sedang menginap. Nanti pembayarannya dilakukan saat check-out di front office.

3. City Ledger

City ledger payment adalah metode pembayaran khusus untuk partner corporate atau government yang sudah bekerja sama. Tagihan restoran menjadi piutang hotel dan dibayarkan kemudian oleh perusahaan.

4. Guest Ledger

Biasanya diberikan kepada tamu individual tertentu yang memiliki hubungan khusus dengan pemilik atau manajemen hotel. Tagihan dicatat sebagai piutang atas nama pribadi.

Dari keempat tipe ini, city ledger paling sering berkaitan dengan kerja sama bisnis skala besar.

Tantangan Mengelola City Ledger Tanpa Sistem Digital

Mengelola city ledger tanpa dukungan sistem digital bisa menjadi tantangan besar, terutama ketika volume transaksi semakin meningkat. 

Pencatatan manual berisiko menimbulkan kesalahan input, kehilangan data, atau perbedaan nominal saat proses rekonsiliasi.

Dalam operasional restoran hotel, transaksi bisa terjadi di banyak titik seperti bar, coffee shop, atau outlet lain dalam satu properti. 

Jika setiap transaksi kredit tidak langsung tercatat dalam sistem terpusat, potensi terjadinya selisih tagihan akan semakin besar. 

Hal ini bisa berdampak pada kepercayaan klien corporate dan memperlambat proses pembayaran.

Selain itu, pengelolaan piutang yang tidak terdigitalisasi membuat tim keuangan kesulitan memantau invoice yang mendekati jatuh tempo. 

Tanpa notifikasi otomatis atau laporan real-time, risiko keterlambatan penagihan meningkat. Dalam jangka panjang, kondisi ini dapat mengganggu arus kas bisnis.

Risiko fraud juga menjadi perhatian. Ketika proses pencatatan masih bergantung pada kertas atau input manual yang tidak terintegrasi, celah manipulasi data bisa saja terjadi. 

Karena itu, penggunaan sistem POS yang terhubung langsung dengan modul pencatatan piutang menjadi solusi yang semakin relevan di era digital.

Baca juga: Receipt: Fungsi, Komponen, dan Jenis yang Wajib Dipahami

Frequently Asked Question Seputar City Ledger

1. Apa itu city ledger?

City ledger adalah sistem pencatatan piutang dalam perhotelan atau restoran yang memungkinkan tamu corporate atau partner bisnis membayar tagihan secara kredit sesuai kesepakatan.

2. Apa itu city ledger dalam perhotelan?

City ledger dalam perhotelan adalah metode pembayaran kredit yang diberikan kepada perusahaan atau instansi yang telah bekerja sama dengan hotel, di mana seluruh transaksi dicatat sebagai piutang dan ditagihkan kemudian.

3. City ledger payment adalah metode pembayaran seperti apa?

City ledger payment adalah metode pembayaran non-tunai berbasis kredit, di mana tagihan tidak dibayar langsung saat transaksi terjadi, melainkan direkap dan dibayarkan dalam periode tertentu.

4. Apakah semua tamu bisa menggunakan city ledger?

Tidak. Biasanya hanya tamu corporate, government, atau partner yang sudah memiliki perjanjian resmi dengan pihak hotel atau restoran.

5. Apa risiko menggunakan sistem city ledger?

Risikonya meliputi keterlambatan pembayaran, kesalahan pencatatan, hingga potensi fraud jika tidak dikelola dengan sistem yang transparan dan terintegrasi.

Kesimpulan

Dari pembahasan tadi, bisa disimpulkan bahwa city ledger adalah sistem kredit yang membantu hotel dan restoran membangun hubungan jangka panjang dengan klien corporate. 

Sementara itu, city ledger payment adalah metode pembayaran fleksibel berbasis piutang yang membutuhkan pencatatan akurat dan kontrol keuangan yang disiplin. 

Tanpa sistem yang tepat, risiko administrasi dan cash flow bisa terganggu.

Dalam praktik operasional kuliner modern, fitur city ledger sudah tersedia di ESB POS. 

Saat ada transaksi kredit, pegawai bisa langsung mencatatnya di sistem, meja tetap bisa di-close lebih dulu, terutama di area bar, tanpa harus menunggu pembayaran tunai. 

Semua tercatat rapi, transparan, dan mudah dipantau oleh tim manajemen.

Kalau bisnis kuliner ingin naik level dengan sistem kasir yang lebih canggih dan terintegrasi, ESB POS bisa jadi solusi. 

ESB POS adalah aplikasi kasir holistik khusus bisnis kuliner yang mampu mendeteksi, mengidentifikasi, dan mencegah fraud. Pengelolaan menu, paket, hingga berbagai tipe promosi jadi lebih praktis.

Fitur manajemen meja seperti link table, move table, dan split bill juga lengkap. Mendukung multi-kasir untuk efisiensi operasional, dilengkapi customer display agar pelanggan bisa recheck pesanan. 

Terintegrasi dengan GrabFood, GoFood, dan ShopeeFood, serta tersedia loyalty program, reservasi, voucher digital, display kitchen, hingga sistem deposit untuk konsep food court. 

Semua dirancang supaya operasional lebih rapi dan bisnis bisa berkembang lebih cepat.

Hubungi tim ESB sekarang dan manfaatkan solusi ESB POS untuk bisnis kulinermu!