Cara Menghitung Royalti Franchise Berdasarkan Penjualan Gerai

Gerai franchise terlihat ramai, transaksi terus berjalan, dan omzet bulanan meningkat. Namun, berapa royalti yang sebenarnya harus dibayarkan kepada pemilik merek?

Pertanyaan ini sering menjadi sumber perbedaan perhitungan antara franchisor dan franchisee. Oleh sebab itu, perhitungan royalti franchise restoran perlu memiliki dasar yang jelas sejak awal.

Kedua pihak harus memahami angka penjualan mana yang digunakan, transaksi apa saja yang masuk hitungan, serta bagaimana hasil akhirnya diverifikasi. Bayangkan sebuah restoran memiliki sepuluh gerai franchise.

Setiap gerai mengirimkan laporan penjualan bulanan dengan format berbeda. Ada yang menghitung berdasarkan omzet kotor, ada yang mengurangi diskon, dan ada pula yang belum memisahkan pajak atau pengembalian dana.

Walaupun persentase royalti dalam perjanjian sama, nominal yang dibayarkan bisa berbeda karena dasar perhitungannya belum seragam. Supaya situasi seperti ini nggak terjadi, proses penghitungan royalti harus dimulai dari definisi yang disepakati, dilanjutkan dengan pencatatan transaksi yang transparan.

Memahami Royalty Fee dan Bedanya dengan Initial Fee

Royalty fee merupakan biaya berkala yang dibayarkan franchisee kepada franchisor sebagai bagian dari kerja sama penggunaan merek dan sistem bisnis franchise.

Besarannya bisa ditentukan berdasarkan persentase penjualan, nominal tetap, atau kombinasi keduanya sesuai kesepakatan dalam perjanjian. Sementara itu, initial fee atau franchise fee awal merupakan biaya yang umumnya dibayarkan ketika franchisee mulai bergabung.

Biaya ini berkaitan dengan pemberian hak awal untuk menjalankan bisnis menggunakan merek dan model usaha yang ditawarkan franchisor. Ruang lingkup serta penggunaannya tetap perlu dijelaskan dalam kontrak.

Perbedaan ini penting karena keduanya memiliki waktu dan dasar pembayaran yang berbeda. Initial fee umumnya dibayarkan di awal kerja sama, sedangkan royalty fee dapat menjadi kewajiban berulang selama periode kontrak.

Setelah memahami perbedaannya, fokus berikutnya adalah menentukan angka penjualan yang menjadi dasar pembayaran royalti.

Tentukan Basis Perhitungan Royalti

Nggak semua franchise menggunakan dasar penjualan yang sama. Ada beberapa pendekatan yang mungkin digunakan dalam perjanjian, antara lain, gross sales merupakan total penjualan sebelum pengurangan tertentu.

Namun, definisi detailnya harus dijelaskan. Misalnya, apakah transaksi yang dibatalkan atau pajak termasuk dalam angka tersebut. Net sales merupakan penjualan setelah dikurangi komponen tertentu yang disepakati.

Komponen pengurangnya bisa berupa diskon, pengembalian dana, atau transaksi lain sesuai definisi kontrak. Ada pula perjanjian yang menggunakan formula khusus.

Misalnya, royalti dihitung dari kategori produk tertentu atau berdasarkan gabungan persentase dan nominal minimum. Jadi, nggak ada satu formula yang otomatis berlaku untuk semua bisnis franchise.

Perhitungan royalti franchise restoran harus mengikuti perjanjian yang berlaku. Franchisor dan franchisee perlu menyepakati definisi penjualan, komponen pengurang, serta perlakuan setiap jenis transaksi secara tertulis.

Perjelas Transaksi yang Memengaruhi Dasar Royalti

Setelah menentukan basis penjualan, periksa transaksi yang berpotensi menimbulkan perbedaan angka. Beberapa jenis transaksi perlu mendapat perhatian khusus.

Diskon dan promo perlu dijelaskan apakah mengurangi dasar royalti. Misalnya, pelanggan membeli makanan seharga Rp100.000 dan mendapatkan diskon Rp20.000. Apakah royalti dihitung dari Rp100.000 atau Rp80.000? Jawabannya harus mengikuti definisi dalam kontrak.

Refund atau pengembalian dana juga perlu diatur. Jika pelanggan menerima pengembalian uang karena pesanan bermasalah, transaksi tersebut perlu dicatat dan diperlakukan sesuai ketentuan yang disepakati.

Pajak dan service charge perlu dipisahkan secara jelas. Keduanya bukan selalu bagian dari pendapatan penjualan yang menjadi dasar royalti. Perlakuannya bergantung pada definisi dalam perjanjian dan cara pencatatan bisnis.

Sementara itu, complimentary atau produk gratis perlu diperjelas. Misalnya, gerai memberikan minuman gratis sebagai bentuk kompensasi kepada pelanggan. Transaksi tersebut harus memiliki pencatatan agar kedua pihak memahami apakah nilainya memengaruhi basis royalti.

Baca juga: Apa Saja yang Harus Dicek dalam Laporan Closing Kasir Restoran?

Contoh Simulasi Royalti dari Penjualan Gerai

Supaya lebih mudah dipahami, mari gunakan ilustrasi sederhana. Sebuah gerai mencatat penjualan sebesar Rp200 juta dalam satu bulan. Dalam contoh ini, perjanjian menyebutkan bahwa dasar royalti adalah penjualan setelah dikurangi diskon dan refund yang memenuhi ketentuan kontrak. Rinciannya sebagai berikut:

Rumus dalam ilustrasi ini adalah, Royalti = Dasar penjualan royalti × Persentase royalti. Maka: Rp188.000.000 × 5% = Rp9.400.000. Perlu diingat, simulasi tersebut hanya berlaku untuk contoh dengan definisi basis penjualan seperti di atas.

Jika kontrak menggunakan gross sales atau perlakuan transaksi yang berbeda, hasilnya juga akan berubah. Itulah sebabnya perhitungan royalti franchise restoran harus selalu merujuk pada formula dan definisi dalam perjanjian, bukan sekadar mengikuti kebiasaan gerai lain.

Bagaimana Jika Ada Royalti Minimum atau Biaya Tetap?

Beberapa model kerja sama mungkin menggunakan royalti minimum atau komponen biaya tetap. Artinya, pembayaran franchisee nggak selalu hanya bergantung pada persentase penjualan.

Contohnya, perjanjian menetapkan royalti sebesar 5% dari penjualan dengan minimum pembayaran Rp8 juta per bulan. Jika hasil penghitungan persentase hanya Rp6 juta, franchisee mungkin tetap perlu membayar Rp8 juta sesuai ketentuan tersebut.

Namun, jika hasil persentase mencapai Rp10 juta, nominal yang dibayarkan mengikuti formula kontrak. Ada pula model yang menggunakan biaya tetap terpisah dari royalti berbasis penjualan.

Hal-hal seperti nominal minimum, waktu penerapan, dan kondisi pengecualian harus dijelaskan sejak awal. Jangan sampai kedua pihak baru memperdebatkannya ketika tagihan sudah diterbitkan.

Tetapkan Periode Perhitungan dan Cut-off

Royalti biasanya dihitung berdasarkan periode tertentu, misalnya mingguan atau bulanan. Untuk operasional restoran, periode bulanan dapat memudahkan proses pemeriksaan penjualan dan penyusunan laporan.

Namun, tanggal awal dan akhir periode harus konsisten. Jika perhitungan menggunakan tanggal 1–31, seluruh gerai perlu mengikuti batas waktu yang sama.

Perhatikan juga transaksi yang terjadi menjelang pergantian bulan. Misalnya, pelanggan melakukan pemesanan pada 31 Oktober, tetapi pembayaran baru tercatat pada 1 November.

Perjanjian perlu menjelaskan periode mana yang digunakan berdasarkan metode pencatatan yang berlaku. Ketentuan cut-off ini membantu menghindari transaksi yang terlewat atau dihitung dua kali.

Tentukan Data Penjualan yang Menjadi Source of Truth

Salah satu sumber perbedaan royalti adalah penggunaan data penjualan yang berbeda. Franchisee mungkin menggunakan rekap manual, sedangkan franchisor mengambil angka dari laporan lain.

Untuk menghindarinya, kedua pihak perlu menyepakati sumber data utama atau source of truth. Sumber ini bisa berupa laporan POS yang mencatat transaksi setiap gerai, selama sistem dan prosedur pencatatannya disepakati dalam kontrak atau kebijakan operasional.

Data yang digunakan sebaiknya memuat informasi penjualan, diskon, refund, pembatalan, pajak, service charge, dan metode pembayaran. Dengan begitu, setiap komponen yang memengaruhi dasar royalti dapat ditelusuri.

Laporan manual tetap bisa digunakan sebagai dokumen pendukung. Namun, angka akhirnya perlu dicocokkan dengan sumber data utama agar nggak terjadi perbedaan yang sulit dijelaskan.

Baca juga: Cara Baca Laporan Keuangan untuk Pebisnis Kuliner

Rekonsiliasi Royalti dengan Laporan POS Gerai

Setelah sumber data ditentukan, lakukan rekonsiliasi sebelum nominal royalti ditagihkan. Proses ini bertujuan memastikan angka dalam laporan gerai sesuai dengan data transaksi yang tercatat.

Misalnya, laporan bulanan franchisee menunjukkan penjualan Rp200 juta. Namun, laporan POS mencatat Rp205 juta. Perbedaan Rp5 juta tersebut perlu ditelusuri. Bisa jadi ada transaksi yang belum masuk rekap manual, pembatalan yang belum dicatat, atau perbedaan periode transaksi.

Pemeriksaan sebaiknya dilakukan secara berurutan. Cocokkan total penjualan, periksa diskon dan refund, pastikan perlakuan pajak serta service charge sesuai kontrak, lalu hitung kembali dasar royalti.

Dengan proses ini, perhitungan royalti franchise restoran nggak hanya bergantung pada angka akhir yang dikirimkan gerai. Kedua pihak memiliki data transaksi yang bisa diperiksa bersama.

Contoh Monthly Royalty Statement

Agar hasil penghitungan mudah dipahami, franchisor bisa menggunakan monthly royalty statement atau laporan royalti bulanan. Dokumen ini merangkum angka penjualan dan dasar perhitungan untuk setiap gerai. Berikut contoh field yang bisa digunakan:

Format ini membantu franchisee memahami asal nominal tagihan. Franchisor juga lebih mudah memeriksa laporan dari banyak gerai menggunakan struktur yang seragam.

Potensi Dispute dan Cara Menghindarinya

Perbedaan perhitungan royalti biasanya muncul karena definisi dalam kontrak kurang spesifik, data penjualan nggak konsisten, atau proses pemeriksaan belum berjalan dengan baik.

Misalnya, franchisor menganggap diskon harus mengurangi dasar royalti, sedangkan franchisee menggunakan angka sebelum diskon. Perselisihan juga bisa muncul ketika transaksi refund, complimentary, atau pajak diperlakukan secara berbeda.

Solusinya adalah menetapkan definisi setiap komponen secara tertulis. Sertakan contoh simulasi dalam pedoman perhitungan agar kedua pihak punya pemahaman yang sama.

Tentukan pula jadwal pengiriman laporan, batas waktu koreksi, mekanisme audit, dan prosedur penyelesaian selisih. Selain itu, gunakan pelaporan penjualan yang terpusat.

Ketika franchisor dapat memantau data transaksi setiap gerai berdasarkan standar yang sama, proses verifikasi menjadi lebih transparan. Franchisee pun punya dasar yang jelas untuk memeriksa tagihan.

FAQ Seputar Perhitungan Royalti Franchise

1. Apakah royalti franchise selalu dihitung dari omzet kotor?

Nggak. Dasarnya bergantung pada perjanjian. Bisa menggunakan gross sales, net sales, atau formula lain yang disepakati kedua pihak.

2. Apakah diskon dan refund mengurangi dasar royalti?

Bergantung pada definisi dalam kontrak. Karena itu, perlakuan diskon dan refund perlu dijelaskan secara tertulis.

3. Kapan royalti franchise biasanya dibayarkan?

Jadwalnya mengikuti perjanjian, misalnya setiap bulan setelah laporan penjualan selesai diperiksa. Tanggal cut-off dan batas pembayaran perlu ditentukan sejak awal.

4. Mengapa laporan POS penting dalam penghitungan royalti?

Laporan POS menyediakan catatan transaksi yang lebih terstruktur sehingga penjualan, diskon, refund, dan komponen lainnya bisa diperiksa sebelum royalti dihitung.

Kesimpulan

Menghitung royalti franchise perlu memiliki pemahaman yang sama mengenai dasar penjualan, perlakuan diskon dan refund, periode transaksi, hingga sumber data yang digunakan.

Dengan prosedur yang jelas, perhitungan royalti franchise restoran bisa dilakukan secara lebih transparan dan konsisten. Proses rekonsiliasi juga membantu mengurangi perbedaan laporan yang berpotensi memicu perselisihan.

Sistem operasional yang mendukung pencatatan penjualan dan pemantauan transaksi dapat membantu franchisor memperoleh gambaran performa setiap gerai dengan lebih terstruktur.

Untuk mendukung pengelolaan operasional restoran, termasuk kebutuhan pencatatan transaksi di gerai, kamu bisa mengenal ESB Casual Dine In. Dengan proses operasional tertata, bisnis franchise punya kesempatan untuk level up.