Alur Purchase Request hingga Purchase Order untuk Pembelian Bahan Restoran

Pembelian bahan baku restoran bukan sekadar memesan bahan yang mulai habis. Ada banyak hal yang perlu dipastikan sebelum pembelian dilakukan, mulai dari jumlah stok yang tersedia, kebutuhan setiap outlet, anggaran, hingga harga dan jadwal pengiriman dari supplier.

Ketika restoran masih memiliki satu outlet, proses ini mungkin bisa dikelola langsung oleh pemilik atau manajer. Namun, saat bisnis berkembang menjadi beberapa cabang, pengajuan pembelian yang tidak terkoordinasi bisa memicu masalah, seperti pesanan ganda, stok berlebihan, dan pengeluaran yang sulit dipantau.

Di sinilah alur purchase request (PR) hingga purchase order (PO) berperan penting. Keduanya bukan sekadar dokumen administrasi, melainkan bagian dari workflow purchasing yang membantu restoran memastikan setiap pembelian memiliki alasan yang jelas, melalui persetujuan yang tepat, dan sesuai anggaran.

Lalu, bagaimana alur purchase request hingga purchase order yang efektif untuk bisnis restoran? Yuk, bahas tahapannya, mulai dari pengajuan kebutuhan sampai PO siap dikirimkan kepada supplier.

Perbedaan Purchase Request dan Purchase Order

Purchase request dan purchase order memiliki fungsi berbeda, meskipun keduanya digunakan dalam proses pengadaan barang. Memahami perbedaannya membantu tim restoran mengetahui kapan harus mengajukan kebutuhan dan kapan pembelian sudah bisa dilakukan.

Purchase request adalah permintaan internal untuk membeli barang atau bahan tertentu. Dokumen ini menjadi dasar bagi tim purchasing atau pihak yang bertanggung jawab untuk memeriksa apakah pembelian memang diperlukan.

Sementara itu, purchase order adalah dokumen pemesanan resmi yang diterbitkan kepada supplier setelah kebutuhan diperiksa dan memperoleh persetujuan sesuai kebijakan restoran.

Berikut perbedaan keduanya.

Fungsi
- Purchase Request (PR): mengajukan kebutuhan pembelian
- Purchase Order (PO): memesan barang kepada supplier
Pembuat
- PR: staf outlet, kepala dapur, atau manajer
- PO: tim purchasing atau petugas berwenang
Approval
- PR: umumnya memerlukan persetujuan internal
- PO: diterbitkan setelah persetujuan dan pemeriksaan pembelian
Output
- PR: pengajuan kebutuhan yang siap ditinjau
- PO: dokumen pesanan resmi untuk supplier

Perbedaan ini penting karena pengajuan kebutuhan tidak otomatis berarti pembelian boleh dilakukan. PR masih perlu diperiksa berdasarkan stok, urgensi, anggaran, dan ketentuan pembelian. Setelah semua persyaratan terpenuhi, barulah proses berlanjut ke penerbitan PO.

Kapan Outlet Perlu Membuat Purchase Request?

Tidak semua aktivitas dapur harus langsung diikuti dengan pengajuan pembelian. Outlet perlu memiliki dasar yang jelas untuk menentukan kapan PR dibuat agar proses pengadaan tidak terlalu sering dilakukan ataupun terlambat memenuhi kebutuhan operasional.

Salah satu pemicunya adalah stok yang mendekati batas minimum. Misalnya, outlet membutuhkan 15 kg ayam untuk operasional harian, tetapi stok yang tersedia hanya cukup untuk satu hari berikutnya. Jika supplier memerlukan waktu dua hari untuk mengirimkan barang, pengajuan pembelian perlu dilakukan lebih awal.

PR juga bisa dibuat ketika restoran akan menghadapi peningkatan permintaan, seperti akhir pekan, periode promosi, atau acara khusus. Dalam situasi ini, kebutuhan pembelian sebaiknya dihitung berdasarkan proyeksi penjualan, bukan sekadar mengikuti jumlah pesanan pada hari sebelumnya.

Selain itu, pembelian dapat diajukan ketika ada bahan yang perlu diganti karena kualitasnya tidak memenuhi standar, kebutuhan menu baru, atau permintaan tambahan yang sudah direncanakan.

Agar lebih terkontrol, outlet sebaiknya menetapkan pemicu pengajuan PR berdasarkan batas stok minimum, perkiraan pemakaian, waktu pengiriman supplier, dan jadwal operasional. Dengan begitu, pembelian tidak hanya bersifat reaktif ketika bahan hampir habis, tetapi menjadi bagian dari perencanaan kebutuhan restoran.

Tahapan Alur Purchase Request hingga Purchase Order

Alur PR hingga PO yang baik memiliki titik pemeriksaan di setiap tahap. Tujuannya bukan menambah birokrasi, melainkan memastikan pembelian benar-benar dibutuhkan, jumlahnya masuk akal, dan pihak yang berwenang sudah menyetujuinya.

Berikut tahapan yang bisa diterapkan dalam operasional restoran.

1. Outlet mengajukan purchase request

Proses dimulai ketika staf yang bertanggung jawab atas stok atau kepala dapur menemukan kebutuhan pembelian. Mereka mengisi PR dengan mencantumkan nama bahan, jumlah yang dibutuhkan, outlet pemohon, tanggal kebutuhan, dan alasan pembelian.

Pada tahap ini, pemohon sebaiknya tidak langsung menentukan jumlah pesanan tanpa memeriksa stok yang tersedia. Jika stok masih mencukupi, pengajuan bisa ditunda atau disesuaikan.

2. Tim terkait meninjau kebutuhan

Setelah PR diajukan, manajer outlet atau tim purchasing memeriksa apakah permintaan tersebut sesuai dengan kondisi operasional.

Pemeriksaan mencakup stok aktual, jumlah bahan yang sedang dipesan, perkiraan pemakaian, dan kemungkinan adanya pengajuan serupa. Kebutuhan bersih dapat dihitung dari proyeksi pemakaian ditambah stok pengaman yang ditargetkan, lalu dikurangi stok tersedia dan pasokan terkonfirmasi. Tim juga perlu mempertimbangkan satuan pembelian. Jika outlet meminta 12 kg bahan, misalnya, supplier mungkin hanya menjualnya dalam kemasan 5 kg. Perbedaan ini perlu diperhitungkan sebelum menentukan jumlah akhir.

3. Pengajuan mendapatkan approval

PR yang sudah diperiksa diteruskan kepada pihak yang memiliki kewenangan menyetujui pembelian. Pada restoran dengan satu outlet, persetujuan mungkin cukup diberikan oleh manajer. Sementara itu, restoran multi-cabang dapat membagi kewenangan antara manajer outlet, tim purchasing, dan bagian keuangan.

Approval sebaiknya mempertimbangkan urgensi, nominal pembelian, dan kesesuaiannya dengan anggaran. Jika permintaan melebihi batas yang ditetapkan, pengajuan perlu diteruskan kepada pejabat yang memiliki kewenangan lebih tinggi.

Apabila jumlah atau alasan pembelian belum jelas, PR dikembalikan untuk diperbaiki, bukan langsung diteruskan ke tahap berikutnya.

4. Tim purchasing memilih supplier

Setelah PR disetujui, tim purchasing menentukan supplier yang sesuai. Pertimbangannya tidak hanya harga, tetapi juga kualitas bahan, konsistensi pasokan, minimum order, waktu pengiriman, dan ketentuan pembayaran.

Misalnya, supplier A menawarkan ayam dengan harga lebih murah, tetapi hanya bisa mengirimkan dua hari lagi. Supplier B memiliki harga sedikit lebih tinggi, tetapi dapat memenuhi kebutuhan outlet besok pagi. Jika stok hanya cukup untuk satu hari, supplier B mungkin menjadi pilihan yang lebih tepat.

Sebelum memilih supplier, tim juga perlu memeriksa harga terakhir dan memastikan tidak ada perubahan harga yang belum disetujui. Jika harga baru membuat total pembelian melewati anggaran, persetujuan tambahan mungkin diperlukan.

5. Purchase order diterbitkan

Setelah supplier, harga, jumlah, dan jadwal pengiriman disepakati, petugas yang berwenang menerbitkan PO. Dokumen tersebut memuat rincian barang yang dipesan dan ketentuan transaksi yang telah disetujui.

PO kemudian dikirimkan kepada supplier untuk dikonfirmasi. Salinannya juga perlu tersimpan dalam sistem atau arsip purchasing agar tim dapat memantau status pesanan, penerimaan barang, dan tagihan yang muncul kemudian.

Penting untuk diingat bahwa perubahan jumlah atau harga setelah PO diterbitkan perlu dicatat dan disetujui sesuai prosedur. Tim sebaiknya tidak mengandalkan kesepakatan lisan yang tidak tercermin dalam dokumen.

Data Minimum yang Harus Ada di Purchase Request

PR yang tidak lengkap akan memperlambat proses persetujuan. Manajer harus kembali bertanya kepada pemohon, sedangkan tim purchasing belum bisa menghitung kebutuhan atau membandingkan penawaran supplier secara akurat.

Karena itu, setiap restoran sebaiknya memiliki format PR yang konsisten. Setidaknya, ada lima informasi utama yang perlu dicantumkan.

Nama item dan spesifikasi: Jelaskan bahan yang dibutuhkan, termasuk jenis, ukuran, kualitas, atau kondisi penyimpanannya jika relevan. Contohnya, ayam fillet tanpa tulang, bukan sekadar ayam.
Quantity dan satuan: Cantumkan jumlah serta satuan pembelian, seperti 15 kg, 10 liter, atau 5 karton. Jika satuan supplier berbeda dari satuan pemakaian dapur, konversinya perlu diperiksa.
Outlet pemohon: Cantumkan nama cabang yang membutuhkan bahan agar permintaan dapat ditelusuri dan alokasi biaya tidak tertukar.
Tanggal kebutuhan: Jelaskan kapan bahan harus tersedia di outlet, bukan hanya kapan PR dibuat. Informasi ini membantu tim purchasing mempertimbangkan waktu pengiriman.
Alasan pembelian: Sertakan konteks, seperti stok mendekati minimum, kebutuhan promosi, peningkatan proyeksi penjualan, atau pengadaan menu baru.

Sebagai pelengkap, PR dapat memuat stok tersedia, rata-rata pemakaian, nama pemohon, tanggal pengajuan, estimasi biaya, dan lampiran pendukung jika dibutuhkan.

Informasi tambahan tersebut membantu approver menilai apakah jumlah yang diajukan masuk akal. Contohnya, permintaan 30 kg daging akan lebih mudah dievaluasi jika disertai informasi stok saat ini, pemakaian harian, dan jumlah pesanan yang masih dalam perjalanan.

Data Minimum yang Harus Ada di Purchase Order

Sumber: magnific.com

Berbeda dari PR yang berfokus pada kebutuhan internal, PO harus menjelaskan kesepakatan pembelian yang akan dijalankan bersama supplier. Informasinya perlu cukup jelas agar tidak terjadi perbedaan pemahaman mengenai barang, harga, atau jadwal pengiriman.

Berikut data yang perlu diperiksa sebelum PO diterbitkan.

Identitas supplier: Nama perusahaan atau pemasok, alamat atau kontak yang relevan, dan identitas vendor jika digunakan dalam sistem.
Rincian item: Nama bahan, spesifikasi, jumlah, satuan, dan harga satuan. Detail ini harus sesuai dengan kebutuhan yang disetujui serta penawaran supplier.
Total nilai pembelian: Cantumkan subtotal, diskon, pajak jika berlaku, ongkos kirim, dan total akhir sesuai ketentuan transaksi.
Tanggal pengiriman: Tuliskan tanggal atau jadwal barang harus tiba, termasuk outlet tujuan dan instruksi penerimaan bila diperlukan.
Payment terms: Jelaskan ketentuan pembayaran yang disepakati, seperti pembayaran langsung atau tempo, termasuk jatuh tempo jika relevan.

PO juga sebaiknya memiliki nomor dokumen unik, tanggal penerbitan, referensi PR, serta nama atau identitas pihak yang berwenang menerbitkannya. Referensi PR membantu tim menelusuri alasan pembelian, sedangkan nomor PO mencegah satu pesanan tercatat sebagai beberapa transaksi yang berbeda.

Sebelum dikirim, tim perlu memastikan bahwa jumlah dan harga dalam PO sesuai dengan hasil persetujuan. Jika supplier mengubah harga atau tidak bisa memenuhi jadwal pengiriman, perubahan tersebut harus dievaluasi terlebih dahulu. Dengan begitu, dokumen PO tetap mencerminkan kesepakatan yang benar-benar disetujui restoran.

Contoh Workflow Purchasing untuk Restoran Multi-Cabang

Bayangkan sebuah bisnis restoran memiliki tiga outlet dan satu kantor pusat atau headquarters (HQ). Setiap outlet mengelola kebutuhan harian, sedangkan tim purchasing di HQ bertanggung jawab mengoordinasikan pembelian bahan tertentu dari supplier.

Pada Senin pagi, Outlet A mendapati stok ayam fillet tersisa 8 kg. Berdasarkan proyeksi penjualan dan pemakaian bahan, outlet memperkirakan membutuhkan tambahan 25 kg untuk memenuhi operasional sampai jadwal pengiriman berikutnya.

Kepala dapur mengajukan PR untuk 25 kg ayam fillet dengan mencantumkan stok saat ini, perkiraan kebutuhan, tanggal pengiriman, dan alasan pengajuan. Manajer outlet kemudian memeriksa jumlah tersebut sebelum memberikan persetujuan awal.

Setelah PR masuk ke HQ, tim purchasing memeriksa permintaan dari Outlet B dan Outlet C. Ternyata, Outlet B juga membutuhkan 20 kg ayam fillet, sedangkan Outlet C masih memiliki stok yang cukup. Tim lalu menghitung kebutuhan kedua outlet berdasarkan stok, pemakaian, dan pesanan yang masih berjalan.

Jika kebijakan bisnis memungkinkan pembelian terpusat, HQ dapat menggabungkan kebutuhan Outlet A dan B menjadi 45 kg. Namun, penggabungan ini tetap harus mempertimbangkan kapasitas penyimpanan, jadwal pengiriman, harga berdasarkan volume, serta kemampuan supplier memenuhi pesanan.

Selanjutnya, tim purchasing meminta atau membandingkan penawaran supplier, memeriksa anggaran, lalu mengajukan persetujuan sesuai batas kewenangan. Setelah seluruh pemeriksaan selesai, HQ menerbitkan PO dengan rincian jumlah, harga, jadwal, dan tujuan pengiriman.

Ketika barang tiba, masing-masing outlet memeriksa kuantitas dan kualitas bahan yang diterima. Catatan penerimaan kemudian dicocokkan dengan PO dan tagihan supplier.

Dari alur tersebut, terlihat bahwa HQ tidak sekadar mengumpulkan formulir. HQ memiliki visibilitas terhadap kebutuhan lintas outlet, dapat menghindari pesanan ganda, dan memiliki dasar yang lebih kuat untuk menegosiasikan harga. Sementara itu, outlet tetap bertanggung jawab mengajukan kebutuhan yang akurat dan memastikan bahan yang datang sesuai pesanan.

Titik Risiko dalam Alur Purchase Request hingga Purchase Order

Meskipun tahapan PR hingga PO sudah ditetapkan, proses purchasing tetap bisa bermasalah jika setiap tahap tidak memiliki kontrol yang jelas. Risiko ini semakin besar ketika jumlah outlet bertambah dan permintaan pembelian datang dari banyak pihak secara bersamaan.

Ada empat titik risiko yang perlu diperhatikan.

Duplicate request atau pengajuan ganda

Pengajuan ganda terjadi ketika dua orang mengajukan kebutuhan yang sama tanpa mengetahui bahwa permintaan tersebut sudah tercatat. Contohnya, kepala dapur dan manajer outlet sama-sama mengajukan pembelian 10 kg daging karena menggunakan catatan stok yang berbeda.

Jika kedua permintaan disetujui, restoran berpotensi membeli bahan melebihi kebutuhan. Untuk mencegahnya, setiap PR perlu memiliki nomor unik dan status yang mudah dipantau. Tim purchasing juga harus memeriksa pengajuan yang masih diproses sebelum membuat pesanan baru.

Over-ordering atau pembelian berlebihan

Jumlah pembelian yang terlalu besar dapat terjadi karena tim hanya berpatokan pada perkiraan penjualan tanpa memperhitungkan stok tersedia, barang yang sedang dikirim, dan masa simpan bahan.

Misalnya, outlet membutuhkan 40 kg ayam untuk periode berikutnya, tetapi masih memiliki 15 kg stok dan 10 kg pesanan yang belum tiba. Jika jumlah yang diajukan tetap 40 kg tanpa memperhitungkan kedua sumber tersebut, pembelian bisa berlebihan.

Kontrolnya adalah menghitung kebutuhan bersih, yaitu kebutuhan untuk periode tertentu dikurangi stok yang dapat digunakan dan pasokan yang sudah dikonfirmasi. Dalam contoh tersebut, jika kebutuhan 40 kg sudah termasuk stok pengaman, jumlah tambahan yang perlu dipesan hanya 15 kg (40 − 15 − 10). Perhitungan juga perlu memperhatikan waktu pengiriman, minimum order, dan potensi kerusakan bahan.

Perubahan harga supplier

Harga bahan makanan dapat berubah mengikuti kondisi pasar, musim, dan ketersediaan pasokan. Masalah muncul ketika tim menggunakan harga lama saat menyusun anggaran, tetapi menerbitkan PO dengan harga baru tanpa pemeriksaan ulang.

Untuk menghindarinya, tim perlu mencatat masa berlaku penawaran supplier dan memverifikasi harga sebelum PO diterbitkan. Jika perubahan harga memengaruhi anggaran atau melewati batas toleransi yang ditetapkan, pembelian harus memperoleh persetujuan tambahan.

Pembelian di luar budget

Pengeluaran bisa melewati anggaran ketika PR disetujui tanpa memperhitungkan total kebutuhan dari outlet lain atau ketika pembelian mendadak dilakukan di luar prosedur.

Karena itu, approval sebaiknya mempertimbangkan anggaran yang masih tersedia, bukan hanya nilai satu pengajuan. Jika pembelian bersifat mendesak, restoran dapat menetapkan prosedur pengecualian dengan batas nominal, pihak yang berwenang, dan kewajiban dokumentasi setelah pembelian dilakukan.

Dengan kontrol tersebut, restoran tetap bisa memenuhi kebutuhan operasional tanpa kehilangan kendali atas pengeluaran.

Checklist Kontrol Sebelum Purchase Order Diterbitkan

Sebelum menerbitkan purchase order (PO), tim purchasing perlu memastikan bahwa kebutuhan pembelian sudah diperiksa, anggaran tersedia, dan supplier mampu memenuhi pesanan. Checklist berikut dapat membantu restoran mengurangi kesalahan dalam proses pengadaan bahan baku.

1. Validasi kebutuhan pembelian

PR memiliki nomor unik dan mencantumkan outlet pemohon.
Stok tersedia, perkiraan pemakaian, dan pesanan yang belum diterima sudah diperiksa.
Jumlah pembelian sesuai kebutuhan dan satuan barang sudah benar.
Tanggal kebutuhan sesuai dengan jadwal pengiriman supplier.

2. Validasi approval dan anggaran

PR sudah disetujui oleh pihak yang berwenang.
Anggaran tersedia dan nilai pembelian sesuai batas yang ditetapkan.
Perubahan jumlah atau harga yang memengaruhi persetujuan sudah diperiksa kembali.

3. Validasi supplier dan dokumen PO

Supplier memenuhi standar kualitas, harga, dan kemampuan pengiriman.
Nama barang, spesifikasi, jumlah, harga satuan, dan total biaya sudah sesuai.
Tanggal pengiriman, lokasi penerimaan, dan ketentuan pembayaran sudah jelas.
PO memiliki nomor unik dan referensi PR serta siap dikirimkan kepada supplier.

Checklist ini sebaiknya menjadi bagian dari workflow purchasing, bukan sekadar formalitas administrasi. Setiap pemeriksaan perlu dilakukan oleh pihak yang bertanggung jawab, disertai catatan persetujuan dan jejak perubahan. PO baru dapat diterbitkan setelah semua kontrol wajib dinyatakan sesuai; jika ada harga, jumlah, atau anggaran yang berubah, pengajuan harus dikembalikan untuk persetujuan ulang.

FAQ Seputar Alur Purchase Request

1. Apa perbedaan utama PR dan PO?

PR adalah permintaan internal untuk membeli barang, sedangkan PO merupakan dokumen pemesanan resmi kepada supplier setelah pemeriksaan dan persetujuan selesai.

2. Siapa yang berhak menyetujui purchase request?

Tergantung kebijakan restoran. Umumnya, manajer outlet menyetujui kebutuhan operasional, sedangkan pembelian bernilai besar atau lintas cabang dapat memerlukan persetujuan HQ dan bagian keuangan.

3. Apakah setiap PR harus langsung menjadi PO?

Tidak. PR dapat ditolak, ditunda, atau dikembalikan untuk diperbaiki jika kebutuhan tidak valid, stok masih cukup, anggaran tidak tersedia, atau informasinya belum lengkap.

4. Bagaimana menentukan quantity pembelian bahan restoran?

Hitung kebutuhan berdasarkan proyeksi pemakaian, stok yang tersedia, pasokan yang masih berjalan, waktu pengiriman, dan batas minimum stok. Sesuaikan hasilnya dengan satuan serta minimum order supplier.

5. Bagaimana cara mengontrol PR dan PO untuk banyak outlet?

Gunakan alur pengajuan dan approval yang terpusat, nomor dokumen unik, status permintaan yang dapat dipantau, serta pencatatan harga dan supplier yang konsisten. Dengan begitu, HQ dapat melihat kebutuhan lintas outlet sebelum pesanan diterbitkan.

Kesimpulan

Alur purchase request hingga purchase order yang efektif membantu restoran memastikan setiap pembelian bahan baku memiliki kebutuhan yang jelas, jumlah yang tepat, persetujuan sesuai kewenangan, dan harga yang sesuai anggaran. Ketika jumlah outlet bertambah, kontrol tersebut perlu didukung approval workflow serta visibilitas purchasing yang terpusat agar HQ dapat memantau seluruh PR, status persetujuan, PO, dan pengeluaran lintas cabang tanpa bergantung pada file terpisah.

Untuk mengelola alur tersebut, ESB Core menyediakan sistem ERP yang mendukung pengadaan dari request hingga payment, kontrol anggaran, hak akses sesuai kewenangan, dan pemantauan pembelian antar-cabang. Sebagai pelengkap, ESB Goods membantu menghubungkan proses pembelian dan komunikasi dengan supplier melalui sistem supply chain yang terintegrasi. Dengan data dan persetujuan yang lebih terpusat, HQ dapat memantau kebutuhan outlet sebelum PO diterbitkan. Hubungi tim ESB untuk mendiskusikan solusi purchasing yang sesuai dengan operasional restoran.