Apakah restoran benar-benar membayar barang sesuai dengan jumlah yang dipesan dan diterima? Pertanyaan ini penting karena invoice supplier belum tentu mencerminkan kondisi barang yang sampai di gudang. Bisa saja restoran memesan 100 unit bahan baku, tetapi hanya menerima 95 unit. Namun, supplier tetap mengirimkan tagihan untuk 100 unit.
Jika tim keuangan langsung memproses pembayaran berdasarkan invoice, restoran berisiko membayar barang yang sebenarnya belum diterima. Selisih seperti ini mungkin terlihat kecil dalam satu transaksi, tetapi bisa menimbulkan kerugian jika terus terjadi pada banyak supplier dan cabang.
Untuk mencegahnya, restoran membutuhkan three-way matching, yaitu proses pencocokan purchase order (PO), catatan penerimaan barang (goods receipt), dan invoice supplier sebelum pembayaran disetujui.
Lalu, bagaimana cara menerapkannya agar proses pengadaan dan pembayaran lebih akurat? Yuk, bahas alurnya!
Apa Itu Three-Way Matching dalam Pengadaan Restoran?
Three-way matching adalah proses verifikasi antara purchase order (PO), goods receipt, dan supplier invoice untuk memastikan restoran hanya membayar barang sesuai pesanan, jumlah yang benar-benar diterima, dan harga yang disepakati.
Ketiga catatan tersebut memiliki fungsi yang berbeda:
- Purchase Order (PO): Menjadi acuan barang yang dipesan, termasuk supplier, SKU, jumlah, dan harga yang telah disepakati.
- Goods Receipt: Mencatat hasil pemeriksaan barang yang benar-benar diterima, termasuk jumlah, kondisi, dan tanggal penerimaan.
- Supplier Invoice: Menunjukkan jumlah pembayaran yang ditagihkan supplier berdasarkan transaksi pengadaan.
Ketiga catatan tersebut harus konsisten atau memiliki pengecualian yang sudah diselesaikan sebelum pembayaran diproses.
Misalnya, restoran memesan 100 kg ayam melalui PO. Ketika barang datang, staf gudang mencatat penerimaan sebanyak 95 kg. Supplier kemudian mengirim invoice untuk 100 kg.
Dalam kondisi tersebut, invoice belum bisa langsung disetujui karena terdapat selisih lima kilogram antara jumlah yang dipesan dan diterima.
Dengan three-way matching, tim restoran dapat menemukan ketidaksesuaian sebelum pembayaran dilakukan. Fokusnya bukan sekadar memastikan tiga dokumen tersedia, tetapi memverifikasi bahwa jumlah dan nilai yang ditagihkan memang layak dibayar.
Data yang Harus Dicocokkan dalam Three-way Matching
Agar proses verifikasi berjalan konsisten, restoran perlu menentukan informasi apa saja yang harus dibandingkan dari ketiga catatan tersebut.
Beberapa data penting yang perlu diperiksa meliputi:
1. Identitas supplier
Pastikan nama atau identitas supplier pada PO dan invoice sesuai. Hal ini membantu mencegah pembayaran kepada pihak yang salah atau penggunaan invoice dari transaksi berbeda.
2. SKU dan spesifikasi barang
Periksa apakah barang yang ditagihkan sama dengan yang dipesan dan diterima. Contohnya, ayam fillet tidak boleh dianggap sama dengan ayam utuh meskipun berasal dari supplier yang sama.
3. Quantity atau jumlah barang
Bandingkan jumlah pesanan pada PO, jumlah barang yang diterima, dan jumlah yang ditagihkan. Perhatikan juga satuan pengukuran seperti kilogram, liter, karton, atau kemasan.
4. Harga satuan dan total transaksi
Pastikan harga pada invoice sesuai dengan harga yang disetujui dalam PO. Jika terdapat perubahan harga, harus ada persetujuan atau dokumen revisi yang mendukungnya.
5. Pajak dan ketentuan pembayaran
Periksa komponen pajak, biaya tambahan, diskon, serta termin pembayaran jika relevan. Perbedaan pajak atau biaya pengiriman tidak boleh langsung dianggap sebagai kesalahan tanpa memeriksa kesepakatan transaksi.
Pemeriksaan seluruh data tersebut membantu tim restoran memastikan bahwa barang dan nilai pembayaran benar-benar sesuai dengan transaksi yang disetujui.
Exact Match vs. Tolerance: Kapan Invoice Bisa Disetujui?
Tidak semua transaksi harus memiliki angka yang identik dalam setiap kondisi. Karena itu, restoran perlu menentukan aturan pencocokan antara exact match dan tolerance.
Exact match berarti SKU, harga, dan jumlah yang ditagihkan sesuai dengan PO, barang yang diterima dan disetujui, serta ketentuan transaksi yang berlaku.
Sementara itu, tolerance adalah batas perbedaan yang masih diperbolehkan berdasarkan kebijakan perusahaan.
Contohnya, restoran menetapkan toleransi harga 1% untuk selisih pembulatan tertentu. Jika selisih masih dalam batas tersebut, invoice dapat diproses mengikuti aturan verifikasi dan persetujuan internal.
Namun, toleransi tidak boleh menjadi alasan untuk mengabaikan kekurangan barang, perubahan SKU, atau harga yang tidak memiliki persetujuan.
Restoran perlu menetapkan aturan berdasarkan jenis transaksi. Perbedaan pembulatan mungkin dapat ditoleransi, tetapi barang rusak atau jumlah yang belum diterima tetap harus ditangani sebagai pengecualian.
Contoh Kasus Three-way Matching pada Transaksi Restoran
Supaya lebih mudah dipahami, berikut dua situasi yang sering terjadi dalam pengadaan bahan baku restoran.
Kasus 1: PO 100 Unit, Barang Diterima 95 Unit, Invoice 100 Unit
Restoran memesan 100 unit minyak goreng dengan harga Rp20.000 per unit.
Ketika supplier mengirimkan barang, staf gudang memeriksa dan mencatat bahwa hanya 95 unit yang diterima dalam kondisi baik.
Namun, invoice yang diterbitkan supplier tetap mencantumkan 100 unit dengan total tagihan Rp2.000.000.
Jika pembayaran langsung disetujui, restoran akan membayar Rp100.000 untuk lima unit yang belum diterima.
Melalui three-way matching, tim keuangan dapat menemukan selisih tersebut dengan membandingkan PO, goods receipt, dan invoice.
Invoice perlu ditahan sampai selisih diselesaikan, misalnya supplier mengirimkan lima unit yang belum diterima atau menerbitkan invoice revisi untuk 95 unit sesuai kesepakatan.
Kasus 2: Quantity Sesuai, tetapi Harga Invoice Berbeda
Pada transaksi lain, restoran memesan 50 kg daging sapi dengan harga Rp120.000 per kilogram. Total nilai PO adalah Rp6.000.000.
Barang datang sesuai jumlah pesanan, sehingga catatan penerimaan menunjukkan 50 kg. Namun, invoice supplier mencantumkan harga Rp125.000 per kilogram dengan total Rp6.250.000.
Walaupun jumlah barang sudah sesuai, terdapat selisih harga sebesar Rp250.000.
Tim procurement perlu memeriksa apakah supplier sebelumnya mengajukan perubahan harga dan apakah perubahan tersebut telah disetujui.
Jika tidak ada persetujuan atas perubahan harga, invoice perlu ditahan dan dikembalikan untuk dikoreksi. Dengan begitu, restoran tidak membayar harga yang belum disepakati.
Menangani Partial Delivery, Backorder, dan Barang Rusak
Dalam operasional restoran, supplier tidak selalu mengirimkan seluruh pesanan dalam satu kali pengiriman. Ada juga barang yang datang dalam kondisi rusak atau tidak sesuai spesifikasi.
Kondisi ini perlu diperhitungkan dalam proses three-way matching.
Partial delivery dan backorder
Partial delivery terjadi ketika supplier hanya mengirimkan sebagian dari jumlah yang dipesan. Sementara itu, backorder adalah kondisi ketika sisa pesanan belum tersedia dan akan dikirimkan kemudian.
Contohnya, restoran memesan 100 kg tepung, tetapi baru menerima 70 kg. Staf gudang harus mencatat penerimaan 70 kg, bukan langsung menandai seluruh PO sebagai selesai.
Jika supplier akan mengirimkan sisa 30 kg pada jadwal berikutnya, catatan penerimaan perlu tetap terbuka untuk transaksi lanjutan.
Invoice harus diperiksa sesuai ketentuan penagihan. Jika supplier menagihkan seluruh pesanan sebelum sisa barang dikirim, tim finance perlu memverifikasi apakah pembayaran di muka memang diizinkan dan disetujui; jika tidak, bagian yang belum diterima tetap ditahan.
Damaged dan rejected goods
Barang yang datang belum tentu seluruhnya layak digunakan. Misalnya, restoran menerima 100 kg sayuran, tetapi 8 kg di antaranya busuk dan ditolak oleh staf gudang.
Dalam pencatatan, restoran perlu membedakan jumlah fisik yang datang, jumlah yang diterima secara layak, dan jumlah yang ditolak.
Jika 92 kg diterima dan 8 kg ditolak, catatan penerimaan perlu memisahkan kuantitas yang diterima dan ditolak, bukan memasukkan seluruh 100 kg sebagai stok layak pakai.
Pemisahan ini penting agar barang yang ditolak tidak ikut dihitung sebagai persediaan yang tersedia atau menjadi dasar pembayaran tanpa persetujuan.
Baca juga: Contoh Purchase Order & Perbedaan dengan Invoice
Siapa yang Bertanggung Jawab Menangani Invoice Mismatch?
Three-way matching tidak seharusnya hanya menjadi tanggung jawab tim keuangan. Setiap bagian perlu menangani pengecualian sesuai informasi dan kewenangannya.
Berikut pembagian tanggung jawab yang bisa diterapkan:
- Procurement: Memeriksa kesesuaian PO, harga yang disepakati, perubahan pesanan, dan komunikasi dengan supplier.
- Warehouse atau receiving team: Memastikan jumlah, spesifikasi, dan kondisi barang yang diterima sudah dicatat dengan benar.
- Accounts Payable (AP) atau finance: Membandingkan ketiga catatan, memeriksa nilai tagihan, serta menahan atau meneruskan invoice ke persetujuan pembayaran berdasarkan hasil verifikasi.
Misalnya, tim finance menemukan invoice untuk 100 unit, sedangkan goods receipt hanya mencatat 95 unit. Finance tidak perlu menebak penyebabnya sendiri.
Tim warehouse perlu mengonfirmasi apakah lima unit memang belum datang atau ditolak. Selanjutnya, procurement menghubungi supplier untuk menyelesaikan selisih tersebut.
Dengan pembagian tanggung jawab yang jelas, proses investigasi menjadi lebih terarah dan tidak saling melempar pekerjaan.
Aturan Keputusan: Kapan Invoice Bisa Dibayar?
Setelah seluruh data diperiksa, restoran membutuhkan aturan keputusan yang konsisten agar setiap invoice mendapatkan perlakuan yang sama.
| Hasil pencocokan | Keputusan | Tindakan |
| Supplier, SKU, quantity, dan harga sesuai | Approve | Lanjutkan ke proses pembayaran |
| Quantity invoice lebih besar dari penerimaan | Hold | Periksa kekurangan barang |
| Harga invoice berbeda dari PO | Hold | Konfirmasi ke procurement |
| Barang rusak atau ditolak | Hold sebagian atau seluruh tagihan sesuai kasus | Verifikasi jumlah yang layak diterima dan minta koreksi |
| Partial delivery dengan penagihan sesuai kesepakatan | Approve sesuai ketentuan | Catat sisa pesanan sebagai outstanding |
Prinsip utamanya: jangan membayar bagian invoice yang tidak cocok sebelum penyebab selisih diperiksa, diselesaikan, dan disetujui sesuai kebijakan restoran.
Jika hanya sebagian transaksi yang bermasalah, restoran dapat mempertimbangkan pembayaran sebagian apabila kontrak dan kebijakan perusahaan mengizinkannya. Namun, bagian yang masih disengketakan harus tetap ditahan.
Aturan ini membantu restoran menjaga arus pembayaran tanpa mengabaikan akurasi transaksi.
KPI untuk Mengukur Efektivitas Three-way Matching Restoran
Setelah proses pencocokan diterapkan, restoran perlu mengukur apakah sistem tersebut benar-benar membantu mengurangi kesalahan pembayaran.
Ada tiga KPI yang bisa digunakan:
1. Invoice Match Rate
Mengukur persentase invoice yang cocok tanpa memerlukan penanganan pengecualian pada periode pengukuran.
Match Rate = Invoice MatchedTotal Invoice 100%
Semakin tinggi angkanya, semakin banyak transaksi yang dapat diproses tanpa investigasi tambahan.
2. Invoice Exception Rate
Mengukur persentase invoice yang membutuhkan penanganan selisih, misalnya perbedaan kuantitas, harga, atau spesifikasi barang.
Exception Rate = Invoice BermasalahTotal Invoice 100%
Jika angka ini meningkat, restoran perlu memeriksa apakah masalah berasal dari supplier, proses receiving, atau pencatatan internal.
3. Exception Resolution Time
Mengukur rata-rata waktu sejak ketidaksesuaian invoice terdeteksi hingga tindak lanjut dan keputusan akhirnya tercatat.
Waktu penyelesaian yang terlalu lama bisa menghambat pembayaran supplier dan mengganggu hubungan kerja sama.
Ketiga KPI tersebut sebaiknya dipantau secara berkala dan dibandingkan antarperiode maupun antar cabang. Dengan begitu, manajemen dapat mengetahui titik pengadaan yang paling sering menimbulkan masalah.
Mengapa Three-way Matching Lebih Efektif dengan Sistem Terintegrasi?
Ketika transaksi masih diperiksa menggunakan tiga file terpisah, tim harus membuka PO, catatan penerimaan, dan invoice secara bergantian. Proses ini membutuhkan waktu dan meningkatkan risiko salah membaca data atau melewatkan selisih.
Masalahnya semakin terasa ketika restoran memiliki banyak cabang dan supplier. Tim finance harus memastikan setiap invoice berasal dari pesanan yang benar, sementara tim gudang memiliki catatan penerimaan masing-masing.
Karena itu, restoran membutuhkan sistem yang menghubungkan catatan PO, penerimaan barang, dan invoice dalam alur data yang dapat ditelusuri, termasuk saat terjadi ketidaksesuaian.
Dengan sistem terintegrasi, tim dapat menelusuri transaksi berdasarkan PO, melihat jumlah barang yang benar-benar diterima, lalu membandingkannya dengan invoice supplier.
Ketika ditemukan perbedaan, catatan yang saling terhubung memudahkan tim mengetahui item, jumlah, atau harga yang perlu diperiksa serta siapa yang menangani pengecualian. Verifikasi pun tidak lagi hanya mengandalkan pengecekan tiga file terpisah.
Baca juga: Checklist Memilih Software Manajemen Restoran untuk Bisnis Multi-Cabang
FAQ Seputar Three-way Matching Restoran
1. Apa tujuan utama three-way matching restoran?
Tujuannya memastikan invoice supplier ditinjau berdasarkan PO, jumlah barang yang diterima dan disetujui, serta harga yang telah disepakati sebelum pembayaran dilakukan.
2. Apa perbedaan two-way dan three-way matching?
Two-way matching membandingkan PO dengan invoice, sedangkan three-way matching menambahkan catatan penerimaan barang sebagai dasar verifikasi tambahan.
3. Apakah invoice boleh dibayar jika barang baru diterima sebagian?
Bisa, jika perjanjian dan kebijakan internal mengizinkan pembayaran sebagian. Bagian yang belum diterima atau masih diperselisihkan harus ditangani terpisah sebelum dibayar.
4. Bagaimana jika harga invoice berbeda dari PO?
Tim procurement perlu memeriksa persetujuan perubahan harga. Jika tidak ada dasar persetujuan, invoice harus ditahan sampai supplier melakukan koreksi.
5. Apakah restoran dengan banyak cabang membutuhkan three-way matching?
Ya. Proses ini membantu memastikan transaksi setiap cabang tercatat dengan benar dan memudahkan tim pusat mengawasi pembelian, penerimaan, serta pembayaran supplier.
Kesimpulan
Three-way matching restoran membantu memastikan pembayaran supplier didasarkan pada PO, barang yang benar-benar diterima, dan invoice yang telah diverifikasi. Ketidaksesuaian jumlah, harga, atau kondisi barang perlu ditangani sebagai exception sebelum pembayaran. Proses ini lebih mudah dikontrol jika catatan PO, penerimaan barang, invoice, keputusan approval, dan riwayat penyelesaiannya saling terhubung.
Untuk mendukung alur tersebut, restoran dapat mempertimbangkan ESB Core, sistem ERP F&B dengan pengelolaan pengadaan dari permintaan hingga pembayaran serta pencatatan inventory terpusat. Tim tetap perlu menetapkan aturan matching, toleransi, dan persetujuan sesuai SOP internal. Hubungi tim ESB untuk mendiskusikan kebutuhan integrasi PO, penerimaan barang, dan pembayaran supplier di restoran kamu.
