Menjaga ketersediaan bahan baku adalah salah satu tantangan penting dalam menjalankan bisnis restoran. Bahan seperti ayam, daging, sayuran, beras, hingga bumbu dapur perlu tersedia saat dibutuhkan agar operasional tetap berjalan lancar.
Masalahnya, stok yang terlalu sedikit bisa membuat restoran kehabisan bahan di tengah jam operasional. Sebaliknya, stok yang terlalu banyak juga berisiko meningkatkan pemborosan, terutama untuk bahan yang mudah rusak.
Di sinilah reorder point atau ROP berperan. Dengan menentukan titik pemesanan ulang secara tepat, kamu bisa mengetahui kapan harus kembali membeli bahan sebelum stok benar-benar habis. Lalu, bagaimana cara menghitungnya, apa saja yang perlu diperhatikan, dan mengapa memahami reorder point adalah hal penting bagi restoran? Yuk, simak pembahasannya.
Apa Itu Reorder Point (ROP)?
Reorder point adalah batas jumlah persediaan yang menunjukkan kapan restoran perlu melakukan pemesanan bahan baku kembali. Konsep ini membantu bisnis menentukan waktu yang tepat untuk melakukan restock sebelum persediaan mencapai kondisi kosong.
Bayangkan sebuah restoran membutuhkan rata-rata 20 kg ayam setiap hari. Supplier membutuhkan waktu dua hari untuk mengirimkan pesanan. Jika restoran baru memesan ketika stok ayam tinggal sedikit, persediaan bisa habis sebelum kiriman berikutnya datang.
Dengan ROP, restoran bisa menentukan batas stok tertentu sebagai sinyal untuk segera melakukan pemesanan. Jadi, keputusan restock tidak hanya berdasarkan perkiraan atau kebiasaan, tetapi mempertimbangkan kebutuhan harian dan waktu pengiriman.
ROP juga dapat membantu menjaga keseimbangan persediaan. Restoran tidak perlu menunggu stok benar-benar habis untuk melakukan pembelian, tetapi juga tidak harus menimbun bahan dalam jumlah berlebihan.
Bahaya Jika Restoran Mengabaikan ROP
Tanpa perhitungan titik pemesanan ulang, restoran lebih mudah mengalami masalah stok. Kondisi ini mungkin terlihat sederhana, tetapi dampaknya bisa merambat ke operasional dan pengalaman pelanggan.
Ketika bahan utama habis, restoran mungkin harus menghapus menu tertentu dari daftar pesanan. Pelanggan yang sudah datang dengan ekspektasi tertentu bisa kecewa ketika menu favoritnya tidak tersedia.
Masalah lainnya adalah pembelian mendadak. Saat stok menipis tanpa perencanaan, restoran mungkin harus mencari supplier alternatif dengan harga yang lebih tinggi atau membayar biaya pengiriman tambahan.
Di sisi lain, pemesanan yang terlalu cepat juga bisa menyebabkan persediaan menumpuk. Untuk bahan yang memiliki masa simpan pendek, kondisi ini meningkatkan risiko bahan rusak dan akhirnya terbuang.
Karena itu, ROP bukan hanya tentang kapan harus membeli bahan baku. Perhitungannya juga membantu restoran menjaga efisiensi biaya, kelancaran operasional, dan ketersediaan menu.
3 Komponen Utama dalam Menghitung ROP
Sebelum menghitung reorder point, ada tiga komponen penting yang perlu kamu siapkan:
1. Lead Time
Lead time adalah waktu yang dibutuhkan sejak restoran melakukan pemesanan hingga bahan baku diterima dan siap digunakan.
Misalnya, supplier membutuhkan dua hari untuk mengirimkan daging setelah pesanan dibuat. Artinya, lead time bahan tersebut adalah dua hari. Semakin lama waktu pengiriman, semakin awal restoran perlu melakukan pemesanan ulang.
2. Daily Demand
Daily demand menunjukkan rata-rata jumlah bahan baku yang digunakan restoran setiap hari.
Misalnya, restoran rata-rata menggunakan 15 kg beras per hari. Angka tersebut menjadi dasar untuk memperkirakan kebutuhan selama supplier memproses dan mengirimkan pesanan.
Perhitungan daily demand sebaiknya menggunakan data penggunaan aktual agar hasil ROP lebih sesuai dengan kondisi operasional restoran.
3. Safety Stock
Safety stock adalah persediaan cadangan yang disiapkan untuk menghadapi kondisi tidak terduga, seperti peningkatan permintaan, keterlambatan supplier, atau perubahan penggunaan bahan baku.
Contohnya, restoran biasanya menggunakan 15 kg ayam per hari, tetapi pada akhir pekan permintaan bisa meningkat. Persediaan pengaman membantu restoran tetap memiliki stok ketika penggunaan aktual melebihi perkiraan.
Baca juga: First In First Out: Metode Mengelola Stok yang Mengurangi Pemborosan dalam Bisnis Makanan
Cara Menghitung Reorder Point
Sumber: magnific.com
Setelah mengetahui ketiga komponennya, kamu bisa menggunakan rumus dasar berikut:
ROP = (Daily Demand × Lead Time) + Safety Stock
Sebagai contoh, sebuah restoran menggunakan rata-rata 20 kg ayam per hari. Supplier membutuhkan waktu dua hari untuk mengirimkan pesanan, sementara restoran menetapkan safety stock sebesar 10 kg.
Maka:
ROP = (20 kg × 2 hari) + 10 kg
ROP = 50 kg
Artinya, ketika stok ayam sudah mencapai sekitar 50 kg, restoran sebaiknya segera melakukan pemesanan kembali.
Perhitungan tersebut memberikan waktu bagi supplier untuk mengirimkan pesanan sebelum persediaan benar-benar habis. Namun, angka ROP sebaiknya dievaluasi secara berkala karena pola penjualan, waktu pengiriman, dan kebutuhan bahan baku dapat berubah.
Misalnya, permintaan meningkat saat akhir pekan atau supplier mengalami perubahan waktu pengiriman. Jika kondisi tersebut terjadi secara konsisten, restoran perlu menyesuaikan kembali perhitungan ROP.
Tips Restoran Cegah Kekurangan Bahan Baku
Menghitung reorder point adalah langkah awal. Agar pengelolaan persediaan berjalan lebih efektif, restoran juga perlu menggabungkan perhitungan tersebut dengan pengelolaan stok yang rapi. Berikut beberapa tips yang bisa diterapkan:
1. Gunakan Data Pemakaian Aktual
Jangan hanya mengandalkan perkiraan saat menentukan kebutuhan bahan baku. Catat berapa banyak bahan yang benar-benar digunakan dalam periode tertentu.
Data tersebut bisa membantu restoran melihat pola konsumsi dan menentukan daily demand dengan lebih akurat. Dengan begitu, angka ROP tidak dibuat berdasarkan asumsi semata.
2. Evaluasi Performa Supplier
Lead time sangat bergantung pada kemampuan supplier memenuhi pesanan. Karena itu, restoran perlu memantau apakah supplier konsisten mengirimkan bahan sesuai waktu yang dijanjikan.
Jika pengiriman sering terlambat, restoran mungkin perlu menambah safety stock atau mencari alternatif supplier. Evaluasi ini membantu mengurangi risiko kekurangan bahan akibat kendala di sisi pemasok.
3. Pisahkan Bahan Berdasarkan Karakteristiknya
Tidak semua bahan baku bisa diperlakukan dengan cara yang sama. Bahan segar seperti sayuran, daging, dan seafood memiliki risiko kerusakan yang berbeda dibandingkan bahan kering.
Restoran perlu mempertimbangkan masa simpan, tingkat penggunaan, dan frekuensi pembelian setiap bahan saat menentukan jumlah stok yang ideal.
4. Lakukan Stock Opname Secara Berkala
Catatan stok dan kondisi persediaan aktual perlu dibandingkan secara rutin. Stock opname membantu menemukan selisih antara jumlah bahan yang tercatat dengan stok fisik di dapur atau gudang.
Jika terdapat selisih yang berulang, restoran bisa mencari penyebabnya, seperti kesalahan pencatatan, bahan terbuang, penggunaan berlebih, atau masalah lainnya.
5. Pantau Perubahan Permintaan
Kebutuhan bahan baku restoran dapat berubah mengikuti hari, musim, promosi, hingga tren menu. Menu yang biasanya terjual biasa saja bisa mengalami peningkatan permintaan setelah mendapatkan promosi.
Karena itu, ROP sebaiknya tidak dianggap sebagai angka yang permanen. Evaluasi berdasarkan data penjualan membantu restoran menyesuaikan persediaan dengan kondisi bisnis terbaru.
6. Integrasikan Data Stok dan Operasional
Semakin banyak cabang dan menu yang dikelola, semakin sulit memantau persediaan secara manual. Data stok, penggunaan bahan, pembelian, dan kebutuhan tiap cabang perlu dikelola dalam sistem yang saling terhubung.
Dengan sistem terintegrasi, tim restoran dapat mengambil keputusan berdasarkan data yang lebih aktual, termasuk ketika menentukan kebutuhan restock dan mengevaluasi persediaan.
FAQ Seputar Reorder Point (ROP)
1. Apa itu reorder point?
Reorder point adalah batas stok yang menjadi tanda bagi bisnis untuk melakukan pemesanan bahan baku kembali sebelum persediaan habis.
2. Apa rumus reorder point?
Rumus dasarnya adalah ROP = (Daily Demand × Lead Time) + Safety Stock.
3. Mengapa safety stock diperlukan?
Safety stock berfungsi sebagai persediaan cadangan untuk menghadapi peningkatan permintaan atau keterlambatan pengiriman dari supplier.
4. Apakah ROP semua bahan baku harus sama?
Tidak. Setiap bahan memiliki tingkat penggunaan, masa simpan, dan lead time yang berbeda sehingga perhitungannya perlu disesuaikan.
5. Kapan ROP perlu dievaluasi?
ROP sebaiknya ditinjau ketika pola permintaan, waktu pengiriman supplier, harga, atau penggunaan bahan baku mengalami perubahan.
Baca juga: Cegah Restoran Senyap dengan Perhitungan Bahan Baku yang Tepat!
Kesimpulan
Reorder point membantu restoran menentukan kapan harus melakukan pemesanan bahan baku agar stok tetap tersedia tanpa harus menimbun persediaan secara berlebihan. Dengan mempertimbangkan daily demand, lead time, dan safety stock, restoran bisa membuat keputusan restock yang lebih terukur sekaligus mengurangi risiko kekurangan bahan.
Untuk restoran dengan operasional yang semakin kompleks, pengelolaan inventory juga perlu didukung sistem yang mampu menghubungkan data antarproses. ESB Core merupakan sistem ERP untuk manajemen otomatisasi proses bisnis yang membantu mengelola inventory, HPP, pergerakan stok semua cabang, hingga fungsi stock opname. Selain itu, ESB Core menyediakan laporan keuangan seperti balance sheet, profit & loss, trial balance, cash flow management, dan multi-company integrated report. Kamu juga bisa memantau kinerja bisnis secara real-time dari mana saja.
Ingin mengelola stok, keuangan, dan operasional bisnis kuliner dengan lebih terstruktur? Hubungi tim ESB untuk menemukan solusi ESB Core yang sesuai dengan kebutuhan bisnis kamu.
