Bagan Akun Akuntansi Restoran: Pos Penting untuk HPP, Stok, dan Penjualan

Pernah merasa omzet restoran sudah besar, tetapi saat laporan keuangan dibuka, keuntungan yang terlihat justru terasa biasa saja? Bisa jadi masalahnya bukan hanya pada penjualan.

Cara restoran mengelompokkan transaksi juga punya pengaruh besar terhadap seberapa jelas kondisi bisnis bisa dibaca. Karena itu, chart of accounts restoran perlu disusun dengan logika yang sesuai dengan aktivitas restoran sehari-hari.

Bayangkan sebuah restoran mencatat semua pengeluaran sebagai satu kategori bernama biaya operasional. Pembelian bahan makanan masuk ke sana. Biaya marketplace juga masuk.

Packaging, promo, bahkan bahan yang terbuang ikut dicampur. Secara administratif, pencatatan tersebut mungkin tetap berjalan. Namun, owner akan kesulitan menjawab pertanyaan yang lebih penting.

Berapa sebenarnya biaya bahan baku? Seberapa besar biaya marketplace? Apakah promo masih menguntungkan? Berapa nilai waste yang terjadi? Di sinilah bagan akun atau Chart of Accounts (CoA) mulai terasa manfaatnya.

Apa Itu Chart of Accounts Restoran dan Kenapa Owner Perlu Peduli?

Sederhananya, chart of accounts restoran adalah daftar kategori akun yang digunakan untuk mengelompokkan transaksi keuangan berdasarkan jenisnya. Anggap saja seperti lemari dengan beberapa laci.

Penjualan punya laci sendiri. Bahan baku punya laci sendiri. Biaya operasional punya tempat sendiri. Dengan pembagian tersebut, transaksi yang masuk bisa dikelompokkan secara lebih rapi.

Bagi owner, manfaat utamanya adalah visibilitas. Kamu bisa melihat dari mana pendapatan berasal dan kemana uang bisnis digunakan. Jadi, CoA nggak harus dipahami sebagai sesuatu yang rumit. Yang paling penting adalah memastikan struktur akun mampu menggambarkan realitas operasional restoran.

Kelompok Akun Utama yang Perlu Dipahami

Setelah memahami konsep dasarnya, kita bisa melihat kelompok akun yang biasanya dibutuhkan restoran. Pertama adalah penjualan atau revenue. Kelompok ini mencatat pendapatan dari aktivitas penjualan.

Restoran bisa membaginya berdasarkan jenis produk atau kebutuhan analisis bisnis. Kedua adalah HPP atau Harga Pokok Penjualan. Secara sederhana, HPP menggambarkan biaya produk yang terjual.

Dalam restoran, komponen bahan makanan dan minuman menjadi bagian penting yang perlu diperhatikan. Ketiga adalah stok atau inventory. Kelompok ini berkaitan dengan bahan dan belum menjadi bagian dari produk yang terjual.

Pengelolaan stok yang rapi membantu restoran memahami hubungan antara pembelian, penggunaan bahan, dan HPP. Keempat adalah biaya operasional. Contohnya biaya tenaga kerja, utilitas, sewa, pemasaran, dan kebutuhan operasional lainnya.

Kelima adalah aset, seperti peralatan dapur, mesin, furniture, atau aset lain yang digunakan untuk menjalankan bisnis. Pembagian ini menjadi aspek chart of accounts restoran. Namun, untuk bisnis F&B, beberapa jenis transaksi masih perlu dipisahkan lagi supaya laporan lebih informatif.

Baca juga: Masih Pakai Buku Menu? Mending Beralih ke Aplikasi Menu!

Akun yang Sering Perlu Dipisahkan di Restoran

Sumber: istockphoto

Restoran punya karakter transaksi yang cukup spesifik. Oleh sebab itu, memasukkan semua pendapatan dan biaya ke dalam kategori besar sering membuat informasi penting menghilang.

Misalnya, food sales dan beverage sales bisa dipisahkan. Dengan begitu, owner dapat melihat kontribusi makanan dan minuman secara lebih jelas.

Kemudian ada biaya delivery atau marketplace fee. Biaya ini sebaiknya terlihat secara terpisah karena nilainya bisa cukup signifikan dan berkaitan langsung dengan channel penjualan tertentu.

Promo juga layak mendapatkan perhatian. Diskon memang bisa membantu meningkatkan transaksi, tetapi owner perlu tahu seberapa besar pengaruhnya terhadap pendapatan dan margin.

Selanjutnya adalah packaging. Untuk restoran yang punya banyak transaksi delivery dan takeaway, biaya kemasan bisa menjadi komponen yang cukup berarti.

Terakhir, ada waste. Bahan yang terbuang akibat overproduction, kerusakan, expired, atau kesalahan preparation sebaiknya bisa terlihat agar owner mengetahui adanya potensi pemborosan.

Contoh Struktur Akun Sederhana untuk Satu Restoran

Kamu nggak perlu langsung membuat ratusan akun. Untuk tahap awal, struktur sederhana seperti berikut sudah bisa membantu.

Struktur tersebut bisa disesuaikan dengan model bisnis. Restoran full-service, cloud kitchen, coffee shop, dan bisnis franchise tentu punya kebutuhan akun yang berbeda. Yang penting, setiap akun punya fungsi yang jelas. Jangan membuat kategori hanya karena terlihat lengkap.

Apa Akibatnya Kalau Semua Biaya Dicampur?

Sekarang bayangkan seluruh biaya tadi dimasukkan ke satu akun bernama operasional. Ketika biaya meningkat, owner tahu ada pengeluaran yang naik. Tetapi owner nggak langsung tahu penyebabnya.

Apakah bahan baku yang lebih mahal? Marketplace fee? Promo? Packaging? Atau waste? Masalah lainnya muncul ketika restoran ingin mengevaluasi margin. Jika HPP bercampur dengan biaya operasional lain, owner akan lebih sulit melihat apakah masalahnya berasal dari produk atau dari aktivitas setelah produk dijual.

Inilah alasan chart of accounts restoran sebaiknya mengikuti kebutuhan pengambilan keputusan. Struktur akun ini menentukan seberapa mudah informasi tersebut dibaca kembali.

Hubungan CoA dengan Laporan Laba Rugi dan Food Cost

Sumber: istockphoto

Setelah transaksi dikelompokkan dengan benar, manfaatnya akan terasa ketika restoran membaca laporan laba rugi. Penjualan bisa dibandingkan dengan HPP untuk memahami gross margin.

Dari sini, owner bisa melihat apakah produk yang dijual menghasilkan kontribusi yang sehat sebelum memperhitungkan biaya operasional lainnya. Food cost juga menjadi lebih mudah dipantau.

Misalnya, restoran menargetkan food cost pada level tertentu, tetapi laporan menunjukkan persentasenya terus meningkat. Owner kemudian bisa mencari penyebabnya.

Harga bahan naik? Portion terlalu besar? Purchasing kurang efisien? Atau ada waste yang meningkat? Dengan struktur akun yang rapi, pertanyaan tersebut bisa ditelusuri lebih mudah.

Namun, perlu diingat bahwa CoA sendiri bukan alat untuk menentukan apakah sebuah restoran sehat. CoA adalah fondasi pengelompokan data. Analisis tetap membutuhkan konteks operasional, periode waktu, volume transaksi, dan kondisi bisnis.

Baca juga: Mengenal Manfaat Self Pick Up untuk Order Makanan yang Cepat dan Praktis

Saat Bisnis Mulai Multi-Cabang, Apa yang Perlu Distandarisasi?

Ketika restoran baru memiliki satu outlet, fleksibilitas pencatatan mungkin masih terasa cukup. Tetapi ketika cabang bertambah, kebutuhan standardisasi ikut meningkat.

Bayangkan tiga outlet menggunakan nama akun yang berbeda. Outlet pertama mencatat biaya marketplace sebagai commission. Outlet kedua menggunakan delivery fee. Outlet ketiga memasukkannya ke “marketing”.

Ketika laporan digabung, perbandingannya menjadi sulit. Oleh sebab itu, chart of accounts restoran untuk bisnis multi-cabang sebaiknya memiliki struktur yang konsisten.

Nama akun, kelompok biaya, dan cara pengelompokan transaksi perlu memiliki standar pusat. Dengan struktur yang sama, owner bisa membandingkan outlet dengan lebih mudah.

Kesalahan Umum Saat Membuat Bagan Akun

Kesalahan pertama adalah membuat terlalu banyak akun. Struktur yang terlalu detail justru bisa menyulitkan tim ketika melakukan pencatatan. Kesalahan kedua adalah mencampur transaksi yang sebenarnya perlu dianalisis secara terpisah.

Contohnya, biaya bahan baku dan marketplace fee dimasukkan ke kategori yang sama. Kesalahan ketiga adalah membuat struktur berbeda antar-outlet tanpa alasan yang jelas. Akibatnya, data sulit dibandingkan.

Kesalahan berikutnya adalah membuat CoA tetapi nggak pernah menggunakannya untuk membaca bisnis. Padahal, tujuan akhirnya bukan memiliki daftar akun yang rapi.

Tujuannya adalah mendapatkan informasi yang membantu owner mengambil keputusan. Jadi, sebelum menambahkan akun baru, tanyakan dulu: “Data ini nantinya mau digunakan untuk keputusan apa?”

FAQ

1. Apa itu chart of accounts restoran?

Chart of accounts restoran adalah struktur kategori akun untuk mengelompokkan transaksi keuangan restoran berdasarkan jenis pendapatan, HPP, stok, biaya, dan aset. Struktur ini membantu laporan menjadi lebih mudah dibaca.

2. Apakah food sales dan beverage sales harus dipisahkan?

Sebaiknya dipisahkan jika informasi tersebut dibutuhkan untuk mengevaluasi kontribusi makanan dan minuman. Pemisahan akun perlu mengikuti kebutuhan analisis bisnis.

3. Kenapa biaya marketplace sebaiknya punya akun sendiri?

Karena biaya marketplace berkaitan langsung dengan channel penjualan tertentu. Dengan akun terpisah, owner bisa melihat seberapa besar biaya channel tersebut dan mempertimbangkannya saat mengevaluasi profitabilitas.

4. Apakah bisnis restoran kecil juga membutuhkan CoA?

Bisa. Justru struktur sederhana sejak awal dapat membantu pencatatan lebih rapi ketika transaksi mulai bertambah. Namun, jumlah akun sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.

Kesimpulan

Pada akhirnya, chart of accounts restoran bukan tentang membuat pencatatan terlihat semakin rumit. Justru sebaliknya. Struktur akun yang tepat membuat angka yang awalnya berantakan menjadi lebih mudah dipahami.

Namun, ada tantangan ketika transaksi restoran semakin banyak. Penjualan berasal dari berbagai channel. Stok bergerak setiap hari. Promo berubah. Marketplace mengenakan biaya.

Waste terjadi di dapur. Semua aktivitas tersebut menghasilkan data yang saling berhubungan. Kalau pencatatan keuangan berdiri sendiri dari transaksi dan operasional, owner masih harus melakukan banyak pencocokan secara manual.

Padahal, semakin banyak outlet dan transaksi, semakin besar kebutuhan terhadap data yang terhubung. Di sinilah chart of accounts restoran akan jauh lebih bermanfaat ketika terintegrasi dengan sistem operasional.

Transaksi penjualan bisa menjadi dasar pencatatan pendapatan. Data produk dan bahan bisa membantu membaca HPP. Aktivitas outlet bisa memberikan konteks ketika angka keuangan berubah.

Untuk membangun pengelolaan bisnis yang lebih terintegrasi, kamu bisa mengenal ESB Core melalui tim ESB. ESB Core dirancang untuk membantu bisnis mengelola berbagai kebutuhan operasional dan data secara lebih terhubung, sehingga informasi keuangan nggak harus berdiri sendiri dari aktivitas restoran.

Semakin rapi struktur datanya, semakin mudah angka-angka tersebut bercerita tentang kondisi bisnis. Nah, ketika angka sudah bisa bercerita, keputusan bisnis pun bisa dibuat dengan lebih percaya diri.